ミーティングリーダーの役割と責任

会議のリーダーは、会議の計画、編成、詳細の管理、および会議への参加者の招待を担当する従業員です。彼らは、実際の会議の進行を担当し、その進行に責任を負う従業員です。会議がその目標を確実に達成するように、会議の前、最中、および後に行動を起こします。

誰が会議の主導者ですか？

会議のリーダーは会議やチームを成功させるための鍵です。会議のリーダーを務める従業員は非常に重要です。いくつかの会議では、リーダーは部長、チームリーダー、またはイニシアチブを率いるために上級管理職によって任命された人物です。これらの従業員は、マネージャまたはリーダーとしてのスキルが認識されているため、リーダーとしての役割に選ばれました。

他の時には、従業員は当然リーダーとして現れるかもしれません。これらのリーダーは、他の従業員が尊敬している従業員です。他の場合には、チームはすべてのメンバーの間で指導的役割を交代させることを決定するかもしれません。これにより、チームメンバー全員がミーティングリーダーとしてのスキルを向上させ、ミーティングを成功させることができます。

ミーティングリーダーの責任

以下は会議のリーダーの主な責務です。

• 達成しなければならない目標、タスク、または目的を決定します。多くの場合、これはリーダーの職務内容の割り当てまたは一部です。
• 会議が、目的や目的を達成するため、または目的の結果を達成するための最善の方法であるかどうかを決定します。質問に答えて：会議は必要ですか？
• 会議の計画を手助けする必要がある人を決定します。
• チームとともに、またはリーダーとして、会議の議題を決めます。 （進行中の会議では、この作業は現在の会議の終わりに行われます。）
• 共有組織カレンダーを使用して最も頻繁に日付、時刻、および場所を決定します。

• 読書、財務情報、履歴、関連するチーム会議の議事録などの会議の事前作業をまとめます。
• 参加者を招待し、割り当てと事前作業をできるだけ時間をかけて配布し、参加者が会議に備えるようにします。
• 会議に議事録、約束、行動項目、または決定を文書化するための記録担当者または議事録作成者がいることを確認します。会議の秩序ある行動に必要な場合は、タイムキーパーを任命します。
• アイスブレーカーを使って参加者を温め、会議の参加者がお互いに快適にコミュニケーションをとり、アイデアや情報を交換できる環境を作り出すことができます。

• 早めに到着し、タスク、トラック、およびすべての参加者を参加させることでミーティングをリードします。これにより、次回の会議への参加が確実になります。
• 参加者が退屈で退屈に感じないように会社の会議を盛り上げます。砕氷船、ユーモア、または楽しい例を使用するかどうかにかかわらず、どんな会議も笑うことなしに終わらないはずです。
• 次のステップとアクション項目が割り当てられて処理されるようにします。
• 会議を報告し、次の会議の議題を計画します。

• 会議の合間に参加者をフォローアップして、行動項目が順調に進んでいることを確認し、ボランティアに問題が発生している場合は支援やリソースを提供します。

追加のリーダーの役割

会議のリーダーはこれらの責任を引き受けますが、コミュニケーション、報告、チームメイトの成績に関連する役割も持ちます。

機能横断型のチームまたは会議のすべてのメンバーは、自分の部署または機能に、会議または進行中のチームの活動および進捗について通知する義務を負います。また、チームや会議に参加していない同僚から意見を求める責任もあります。すべての従業員がすべての会議に参加できるわけではありません。

リーダーには、上級管理職が関与し、効果的なコミュニケーションとフィードバックを通じて情報を提供するというさらなる責任があります。チームまたは会議の外部の従業員、特に組織のリーダーからの所有権を築くことで、チームまたは会議がそのソリューションまたはアイデアの開発、実装、統合に成功することを保証します。

会議の参加者が会議で無効に行動している場合、リーダーは会議中の効果的な会議リーダーのテクニックと会議外での効果的なコーチングを通じて行動を修正する責任があります。自分の意見で会議を独占したり、他のメンバーに自分の意見を批判したりする会議の参加者は、個人が会議の成功を妨害する前に修正する必要があります。

これらの行動は、会議の参加者が、無効なイベントが展開し機能不全なメンバーが進捗を妨げるときに自分自身で狙いを定めることによってリーダーを支援することを可能にする快適さと成熟度のレベルに達するまで必要です。

効果的な会議のリーダーは、プロジェクトやチームの成功を保証するものではありませんが、プロジェクト、部門、会議、またはチームが成功するときの重要な貢献要素です。

議事録が適切に作成され、タイムリーに配布されている場合、会議議事録は会議の成功に効果的に貢献します。