視聴者ごとにコミュニケーションをカスタマイズする手順

情報を共有し、特に行動を変え、深刻な影響を与えるような方法で人々とコミュニケーションを取りたい場合は、あなたの聴衆を知る必要があります。それは素晴らしいコミュニケーションの基本原則です。あなたが話している人々の視点を理解することはあなたがより良いプレゼンターと人事プロフェッショナルになるのを助けます。

あなたの聴衆を知ってください。彼らが何を気にかけているのか知っている。彼らが何を聞きたいのか知っている。そしてそれらを知り、あなたのメッセージに集中することで、あなたは自分がリソースであることを彼らに示すことができます。あなたはあなたの聴衆を引き込み、そしてより大きな影響を与えます。

問題？あなたの聴衆を知ることは時間がかかります、そしてあなたが知っていることやトピックについてあなたの聴衆に伝えたいことの全てを脳ダンプすることは常により簡単です。聴衆が何を望んでいるのか、何を聞きたいのかについて批判的に考えることはより困難です。

多くの人事担当者が、自分の聴衆に、問題の発表に関して知っておくべき、またはやるべきことをすべて提供することに追いついています。次のことを考えるのではなく、スライドに箇条書きを入れたときに、この罠に陥ったことがわかります。

• 観客が本当に気にかけていること
• あなたの最も重要な点は何ですか、そして
• どのようにそれらを魅力的な話を作成する明確な物語にマッピングするか。

多くの人事担当者が陥る第2の罠は、同じプレゼンテーションを日々繰り返し、さまざまな視聴者に向けて繰り返していることです。問題は、さまざまな視聴者がさまざまなことを気にかけて対応していることです。そのため、魅力的になりたい場合は、話すたびにメッセージをカスタマイズする必要があります。

それは、メッセージをカスタマイズし、ノイズをカットし、オーディエンスがあなたが伝えていることに誰にでもどこにいようとも関わってもらえるようにする方法です。これらの5つの重要な注意事項は、あなたの聴衆の最大の注意と関心を引くときに、あなたの言葉が彼らにふさわしい影響を与えることを確実にするでしょう。

あなたの観客が気にかけていることを知ってください

あなたの聴衆はあなたが彼らのことを気にすることをあなたが示したまであなたの言うことを気にすることはありません。プレゼンテーションを計画する際に、予想される視聴者の課題とニーズは何ですか。あなたのトピックに関して彼らの心にある3つから4つの主な質問や問題は何ですか？

分からない場合は、プレゼンテーションに出席する予定の人を数人に依頼するか、部署のマネージャに依頼してください。情報がない場合は、推測してください。

それからあなたの聴衆に彼らの確認された懸念を思い出させることによってあなたのプレゼンテーションを始めます。 「私たちの利益の選択肢について、あなた方の何人かが疑問に思っていることを私は知っています。」または「この3つのことがあなたが本当にこのワークショップから抜け出したいものであると思います」。

あなたが最初にあなたの聴衆と彼らの問題とあなたがあなたの話の中で演説する必要があるニーズについて話すとき、あなたはあなたが彼らを気にかけていることを示します。それは人々が聞きたくなるようにします。

あなたの聴衆のためにあなたの主なポイントをマップしなさい

ほとんどの人事プレゼンテーションは、情報のダンプのように感じられますが、一連の重要な点を含む明確な話ではありません。人事担当者は通常、他の人が必要なトピックについて知りたい、または知る必要があるよりもはるかに多くのことを知っています。

作者ChipとDan Heathは、彼らの著書「Made to Stick」で、これを「知識の呪い」と呼んでいました。プレゼンテーションが短すぎる、または情報が少なすぎると感じたのはいつですか。あるとしてもおそらくまれに。

プレゼンターとして際立っている人々、聞いて影響力を持っている人々は、彼らが解決するのを助けている観客の問題を認めることから始めます。それから、彼らが彼らのプレゼンテーションを準備するとき、彼らは知る必要があるものから知る必要があるものを分離します。

あなたがあなたのプレゼンテーションの中心に集中しなければならないどんな準備時間とあなたの聴衆がそれらが彼らを助けることを知っている必要があるかの半分を取ってください。 「知識の呪い」を打破する最善の方法は、あなたと観客の両方にとって最も重要なことに集中することです。

プレゼンテーションをホワイトボードまたは紙切れにするか、付箋紙を使用します。どのような順序で並べるのが一番良いですか？あなたの聴衆にとってより意味があるようになる点への命令はありますか？あなたのポイントは互いにどのように関連していますか？それらを明確にしなさい。そうでない場合は、「これはまったく別の、まだ重要なトピックです」と人々に言います。

ストーリーと使用例を伝えましょう。

一度にあまりにも多くのことを提示しようとすることに加えて、あまりにも頻繁にHRのプレゼンテーションは、抽象的で聴衆の日常生活や仕事とは無関係に聞こえます。そのとき起こることは、人々が調律し、話し合いを通して座り、それが彼らについてではないと仮定し、そして行動を起こさないことです。これはプレゼンテーションを彼らの時間とあなたの無駄にします。

彼らと関係を持ち、行動を起こすのを助けるために、人々は物語と例に根ざしたアイデアを必要としています。人間の脳は物語に関連しそれらを思い出すために配線されています。そのため、多くの例を使用して、カバーするポイントを少なくしてください。そして、可能な場合はいつでも、部署からの例と職場での日常の経験を作成してください。

あなたが共有しているアイデアをどのように使うかについての物語を話してください。補償の問題を解決する方法、フィードバックを与える方法、ビジョンプランに申し込む方法、新しい組織が古い組織とどう違うかなど、ストーリーを教えてください。あなたのトピックと彼らの生活や興味との間の橋渡しをしてください。

見せる、観客に話すな

多くの場合、絵は千語の価値があります。ビデオは効果的なコミュニケーションのための標準になりつつあります。アクセシブルなビデオツールの今日では、あまりにも多くのテキストを使用するプレゼンターはしばしば言い訳を使用します。彼らは、「しかし、私は非常に具体的な情報を伝えなければなりません」または「私がそれを書き留めれば私の聴衆はこの複雑な考えをもっとうまく消化できるでしょう」と言います。いいえ、あなたはしません。

あなたのゴールがあなたの聴衆を苛立たせ、疎外させ、そして圧倒し、最悪のシナリオに影響を及ぼさないことでない限り、テキストを切り取ってください。フォローアップメールで送信するか、Googleドキュメントで共有してください。あなたが使用するビジュアルはあなたの脚本にならず、ストーリーをサポートする必要があります。明確な要点とストーリーや例によってサポートされている優れたフローが得られたら、それからプレゼンテーションツールを起動してください。

さもなければ、あなたはあなたのスライドがあなたのスピーカーノートとして二重の役割を果たすことになってしまう。その場合は、視聴者の時間を無駄にするのではなく、単にプレゼンテーションを電子メールで送信してください。

あなたの聴衆を知ることによってカスタマイズして即興

メインメッセージを視覚的にサポートする優れたプレゼンテーションを作成したら、あなたはそれをあなたが奉仕するそれぞれの聴衆に合わせて調整する自由があります。あなたはあなたの主張をして、そして「なぜあなたはこれを気にしなければならないのですか？」と大声で言って、あなたの目の前にいる観客にあなたの答えを合わせることができます。マーケティングチームのメンバーが気にかけていることは、開発スタッフのニーズとは大きく異なる場合があります。

Apple、Oracle、SAP、T-Mobileなど、何十もの組織でリーダー向けにトレーニングを提供したり、プレゼンテーションを行ったりしてきた長年の間に、単純なメッセージセットの力が発揮されてきました。メッセージが簡単な画像でサポートされ、明確な点を明らかにし、それらを観客の日常生活に結び付けることができる焦点を絞ったプレゼンターによって配信されたとき、コミュニケーションが起こりました。そして、それがプレゼンテーションをすることの要点ではないでしょうか。

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Tobey FitchはFitch Associatesのマネージングパートナーです。彼は以前にEntrepreneurを含む出版物に貢献しています。