ガントチャートなしでプロジェクトを追跡する

ガントチャートは、大規模なプロジェクトに入るすべての小さなステップを追跡および調整するための素晴らしく便利なツールですが、特にそれらの読み方がわからない人にとっては、すぐに圧倒的で面倒になることがあります。ガントチャートを使って自分の進捗状況を他の部署のクライアントや同僚に説明してみてください。そうすると、あなたの手にはかなりの挑戦があるかもしれません。

ガントチャートが提示する唯一の課題ではありません。ガントチャートのデータには通常、表示および編集用の特別なソフトウェアが必要です。それらを印刷するのは、ほとんどの場合困難です。さらに、すべての追加情報に圧倒されることなく、プロジェクトのごく一部に集中したい場合があります。

ガントチャートは優れたソリューションの1つですが、それだけではありません。ガントチャートが実用的ではない状況で、より少ない情報のサンプルを見る必要がある場合、または情報の単純化されたバージョンまたは一部を提示する必要がある場合は、代わりに使用できる5つの選択肢があります。

タスクリスト

ビジネス界の誰もが基本的なやることリストに精通していて快適であるべきです。実際、組織化されていることは、プロジェクトマネージャにとって最高のスキルの1つです。

タスクリストは、やることリストを次のレベルに進めます。タスクリストを使用すると、各タスクを完了するユーザー、タスクのステータス、開始日と終了日、およびタスクが予定通りに完了する可能性を示す列を追加できます。アイテムが完成したときにチェックするためにチームメンバーのチェックボックスを追加することもできます。

スプレッドシート

スプレッドシート上の単純化された図表ももう1つの選択肢です。タスクを左側に並べて表示することも、進行状況のレベルとタスクの推定開始日と終了日を示すためにバーを隠すこともできます。

ただし、スプレッドシートを作成するのは時間がかかり、更新するのには時間がかかる可能性があるため、それらを総合的なプロジェクト管理ソリューションとして使用することは望ましくありません。ただし、クライアントまたはマネージャのための単純なワンタイムレポートの場合は、単純化されたスプレッドシートを使用してプロジェクトを視覚的にレイアウトすることができます。

説明や理解が容易です。プロジェクトの進捗状況を追跡するのにも良い方法です。

フロー図

フロー図、またはネットワーク図は、プロジェクトタスクを完了する必要がある順序で示します。フロー図は、好きなだけ単純にも複雑にもできます。たとえば、各ステップの開始日と終了日、タスク識別番号、または

場所。情報を追加しすぎると、これらの図が読みにくくなる可能性があることに注意してください。

多くの人はフロー図がガントチャートより読みやすく理解しやすいと感じていますが、それらを作成するのは面倒です。さらに、それらは大規模で複雑な問題には不適切です。フローチャートは、単純なプロジェクトに、自然に進行するタスクを表示するのに最適です。

次に、しかし長期的な道具としてあるいは過度に複雑なプロジェクトのために使われるべきではありません。

かんばんボード

あなたのプロジェクトには、必ずしも順番に実行する必要はない多数のステップがありますか。同じプロジェクトに複数の人が取り組んでいますか、それともタスクは頻繁に更新されますか？もしそうなら、かんばんはあなたのための理想的な解決策を提供するかもしれません。 （Kanbanがプロジェクト管理でどのように機能するかについての詳細を調べてください。）

かんばん掲示板では、各プロジェクトタスクは付箋紙に書かれ、「やる」、「進行中」、「完了」などの適切な列に配置されます。各タスクが完了すると、対応する付箋紙がすべての紙幣が「完了」列になるまでボード上を移動します。

この体系的なシステムは理解しやすく素早く変更することが非常に簡単ですが、移植性があまり高くありません。そのため、どのメモも落下して失われることがないように注意する必要があります。

ステータスレポート

ガントチャートは、プロジェクトを追跡するための優れたツールであり、必ずしもそれを伝達するためのものではありません。進捗状況をクライアント、プロジェクトのスポンサー、または他のチームメンバーと連絡するだけでよい場合は、ステータスレポートが最善の選択肢です。さらに、多くのプロジェクト管理ソフトウェアプログラムは、マウスを数回クリックするだけで、簡単でわかりやすいステータスレポートを作成するので、貴重な時間と労力を節約できます。

ガントチャートは、大規模なプロジェクトに入るすべてのタスクを追跡するのに非常に実用的ですが、それらを他の人々、特にそれらを読むことに慣れていない人々と伝達するのに最適とは限りません。

他にもいくつかの選択肢があります。これら5つのガントチャートの選択肢の1つを自分で試してください。どれだけの時間を節約できるかに、あなたは愉快に驚くかもしれません。