例を含むOfficeアシスタントのスキルリスト

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オフィスアシスタントのポジションはあらゆる業界で見つけることができ、かなり多数のスキルを共有しています。オフィスアシスタントは秘書または管理アシスタントとも呼ばれますが、彼らがすることはオフィスの機能を支援することです。事務所が法律事務所、医療行為、教育機関、または企業に属しているかどうかにかかわらず、ニーズは似ています。誰かがオフィスを利用する人々に代わって記録を提出し、スケジュールを維持し、そして日常的なコミュニケーションの世話をする必要があります。

誰かがあなたかもしれません。

オフィスアシスタントの職責

オフィスアシスタントのポジションは一般的に互いに似ていますが、仕事はまだ変わります - それは単にオフィスからオフィスではなく、日によって異なります。今日では受付係として行動するかもしれませんが、明日はプリンタの修理が必要になるかもしれません。そしてその翌日には、ファイリングキャビネット全体を21世紀に持ち込まなければなりません。成功するには非常に幅広いスキルセットが必要です。

オフィスアシスタントはビジネス界の偉大な未熟な英雄の一人です。なぜなら、あなたがあなたの仕事を正しくやると、誰も気付かないであろうから、オフィスはそれ自体を運営しているように見えます。しかし、テンポの速いけれども柔軟な仕事、すべての中心にいるという感覚を楽しむ人もいます。そして良い秘書は、どんな種類の組織でも、ほとんどどこにでも仕事を見つけることができます。

スキルリストの使い方

あなたはあなたの仕事の検索プロセスを通してこれらのスキルリストを使うことができます。まず、これらのスキルの名前はキーワードとして機能するので、履歴書を書くときはできるだけ多くのものを使用してください。あなたが彼らが望むものを持っていることを理解するために監督者を雇うことに頼らないで、彼らに直接話してください。

次に、カバーレターに同じキーワードを使用できます。あなたの将来の雇用主が最も気にするものに特に焦点を当ててください。あなたはあなたの研究をしなければならないでしょう、なぜならオフィスアシスタントの仕事はしばしば似ていますが、雇用する監督者はその優先順位が異なるからです。仕事の説明にはおそらく必要なスキルのリストが含まれます。それに注意してください。

最後に、あなたはあなたのインタビューを計画するためにこの議論を使うことができます。ここにリストされている各カテゴリーからスキルを実証した時間のために少なくとも1つの例が用意できていることを確認してください。

それはまた、職業別にリストアップされたスキルのリストとスキルのタイプを検討するのを助けるかもしれません。

トップオフィスアシスタントスキル

口頭でのコミュニケーションスキル： コミュニケーションは、オフィスアシスタントにとって非常に重要なソフトスキルです。あなたは上司、仲間の職員、あなたが援助する専門家、そしておそらく同じ組織の他の職場のクライアントや人々と対話しなければなりません。あなたはみなチームとして働いています、そしてあなたはその主要なコミュニケーションハブです。あなたは毎日元気で、親切で、よく知られ、明瞭で、聞き上手な人である必要があります。

電話に答える
クライアントとの関係
コミュニケーション
電話の転送
メッセージの受け取り
電話のルーティング
配電盤
電話
言葉によるコミュニケーション

書かれたコミュニケーションスキル： ほとんどのオフィスアシスタントはたくさん書いています。メモを書いたり、フォームに記入したり、手紙やEメールの草稿を書いたりするかもしれません。会社のWebサイト用にコンテンツを作成したり、他の人用にテキストを編集したりするものもあります。はっきりした、プロによる書面によるコミュニケーションは必須です。

対応
Eメール
郵便物
メーリング
タイピング
ワードプロセッシング
文章のコミニュケーション

親しみやすさ： オフィスアシスタントは、クライアントがオフィスに入るときに最初に会う人かもしれません。現時点で事務所の主たる居住者が外出している場合、訪問アシスタントは訪問者が対話する唯一の人かもしれません。あなたは笑顔と優しい言葉ですべての訪問者に挨拶し、あなたができる限り彼らが必要とするものは何でも彼らを助けるために準備ができていなければなりません。だから、優れた対人関係のスキルが必要です。

顧客サービス
訪問者への指示
フレキシブル
やさしい
ゲストを迎える
対人関係
前向きな姿勢
信頼性
ようこそ訪問者

技術スキル： 昔、秘書は多くのタイピングをしました。時代は変わり、テクノロジーも変わりましたが、オフィスのアシスタントはキーボードの前で時間を費やすことを期待できます。タイプライターの代わりに、さまざまなソフトウェアアプリケーションの使い方を知っておく必要があります。いくつかの軽い技術サポートをしたり、難解なプリンターを修理したりする方法を知っていても、害はありません。