プロのEメールを書く方法 - あなたがヒットする前に自分自身に尋ねるべき7つの質問Send

何年もの間、人々は電子メールの終焉を予測してきました。テキストメッセージやソーシャルメディアなどの他の形式のコミュニケーションを使用して友人と「会話」したり、同僚にすばやくメッセージを送信したりすることは事実ですが、特に仕事関連のコミュニケーションには電子メールを使用します。あなたが仕事に応募するとき、それはまた主要な連絡手段です。プロの電子メールの書き方を知ることは、これまでと同様に重要です。

Eメールは、誰かとの最初の連絡先になる可能性があります。そのため、それが印象を与える最初の機会です。メッセージを作成するときは十分に注意してください。 sendを押す前に、これら7つの質問に答えてください。

1.私のメッセージにエラーはありませんか？

電子メールの間違いをチェックすることは、送信する前にできる最も重要なことです。間違った綴りと悪い文法はあなたを不注意に見せるでしょう。特にあなたが仕事に応募している場合、それはあなたがしようとしている印象に反します。

あなたがすべてのスペルミスと文法的な間違い、そしてタイプミスを捕らえたと確信するまで、校正してください。 Grammarly.comにはChromeブラウザ用の拡張機能を含む無料ツールがあり、これを利用するのに役立ちます。

2.私のEメールアドレスは私について何を言っていますか？

職場の電子メールアドレス - 仕事探しには絶対に使用しないでください - はおそらく非常に簡単です。たぶんそれはあなたの名前の何らかの変種です。あなたは個人的なEメールに使うために、より少ないビジネス風のアドレスを選択したかもしれません。あなたの友人や家族にメッセージを送るためだけにそれを使っているならば、提案的、幼稚な、あるいはかわいいアドレスは大丈夫ですが、あなたがプロのEメールを書く必要があるならプロ意識を伝える新しいアカウントに申し込みます。

実際の名前を使用したEメールアドレスを設定してください。姓名を試してください。あなたの名、ミドルネームのイニシャル、ラストネーム。またはそれらの組み合わせ。 [email protected]からプロのEメールを決して送信しないでください。

3. 宛先フィールドの名前と電子メールアドレスは正しいですか。

「宛先」フィールドに受信者の名前を入力し始めると、ほとんどの電子メールクライアントは連絡先の名前で残りの名前を入力します。あなたは簡単にその分野の間違った名前になってしまう可能性があるので、これに注意を払うようにしてください。

誤って間違った受信者に電子メールを送信した場合にどのような問題が発生する可能性があるかを想像してください。あなたはまだ雇用されている間あなたが仕事を探しているとしましょう。採用予定の雇用主の雇用管理者は、現在の上司の名前と同じ文字で始まる名前を付けることができます。あなたが上司にその雇っているマネージャー向けのメッセージを送ったとしたら、それはどれほど恥ずかしいことでしょうか。自分のメッセージが意図した宛先に届くようにしたいだけでなく、意図しない宛先に届かないことを確認したい場合もあります。

4.受取人のアドレスに適切なタイトルを使用しましたか。

あなたがすでにあなたが電子メールを送っている人と姓名ベースでいるならば、それはあなたのメッセージの中でそのようにそれらに対処するために大丈夫です。ただし、これが初めての人とのコミュニケーションの場合、または相手にどのように対処するのがよいかわからない場合は、Mr.、Mrs、Mrs.、またはDr.のような正式なタイトルと、受信者の最後のタイトルを使用することをお勧めします。名。

常に注意を怠ってください。正式であっても構いません。すでに関係を築いている相手との付き合い方についてのヒントについては、以前のメッセージを振り返って署名されている方法を確認してください。それはあなたが何をすべきかを決めるのに役立ちます。

私のトーンは私のメッセージをうまく伝えますか？

言葉が進むにつれて、「それはあなたが言うことではなく、あなたがそれをどう言うかです」。対面して話すとき、イントネーション、ボディランゲージ、そして表情に頼って自分の言葉に追加の意味を与えることができます。

あなたが書面で同じメッセージを伝えようとすると、読者はあなたの顔を見たり、あなたのボディーランゲージを読んだり、あなたの声を聞いたりすることができないので、誤解の余地がもっとあります。あなたのメッセージが丁寧で親切に聞こえること、そしてあなたの意図した意味が明確であることを確認してください。

私のメッセージは単純ですが不可解ではありませんか？

あなたのメッセージを短くて甘いものにしておくことはそれらを理解しやすくするでしょう。同時に、あなたは重要なことを省略するべきではありません。あなたはあなたのEメールの受信者にあなたが何を言おうとしているのかを推測させたくはありません。あなたのメッセージはできるだけ正確であるべきですが、必要な情報をすべて含んでいます。

7.迷惑な添付ファイルを含めましたか。

多くの人が期待していない電子メールの添付ファイルを開くことを拒否します。彼らはそれを避けるのは正しいです。これらの添付ファイルではコンピュータウイルスが感染することがよくあります。あなたの履歴書など、誰かにファイルを送りたい場合は、まず受取人に許可を求めてください。大丈夫だと言ったときだけ送ってください。