従業員記録雇用者は維持すべきです

どの従業員レコードを雇用者として維持する必要があるか知りたいですか？雇用主は各従業員について4つの従業員記録ファイルを保持しています。さらに、雇用主はすべての従業員のために他の従業員記録ファイルを保持しています。

従業員レコードの人事ファイル

従業員ごとに人事ファイルが管理されます。これらの人事ファイルには機密文書が含まれており、人事部のスタッフによって管理および管理されています。人事ファイルは、会社によっては、雇用主、従業員、および従業員の上司が利用する主な従業員レコードです。

他の人では - そしてこれは推奨されるアプローチです - 従業員の人事ファイルへのアクセスは人事と監督下の従業員に制限されます。

人事ファイルの典型的な文書には、雇用申請書、家族の緊急連絡先用紙、文書化された懲戒処分履歴、履歴書、従業員ハンドブック領収書従業員の承認、随時雇用主の承認用紙、定期評価、職務評価、または実績が含まれます。開発計画、トレーニング証明書と出席の証拠、および各従業員に関する現在の個人的な連絡先情報。

すべての人事ファイルに同じ文書が含まれているわけではありませんが、各人事ファイルには同じ文書がいくつかあります。従業員の業績に関する文書は、懲戒処分、賞、またはその他の優れた業績の兆候を保証するものでない限り、人事ファイルには含まれていません。このような日常のパフォーマンスノートは、マネージャが従業員のパフォーマンス、目標、および貢献を追跡するために保持しているファイルに属します。

従業員レコードの給与計算ファイル

給与ファイルには従業員の記録もあります。給与ファイルには、従業員の仕事、部署、報酬の変更、飾り付け、ローン、および従業員への支払いおよび従業員の報酬履歴のコピーの保存に不可欠なその他の情報の履歴が含まれています。

給与ファイルには、従業員が記入したW-2、W-4、社会保障源泉徴収書類などの政府の書式の履歴も含まれます。このファイルには、従業員給付情報および従業員給与から支払を引き出すための許可も含まれます。

従業員記録の医療ファイル

従業員の医療ファイルも雇用主によって管理されています。医療ファイル内の従業員レコードは、人事部の指定スタッフおよびレコードがファイルに保持されている従業員以外の誰にも利用できません。医療ファイルには、医師のメモ、FMLA申請書類、薬物検査情報、必要な身体情報、およびその従業員またはその家族の健康に関する文書などが含まれています。

医療ファイルは、従業員記録の機密性により、最高レベルの安全な保管と機密性を得られます。医療用ファイルは、HR指定スタッフ以外の従業員がアクセスできない部屋にロックされているロックされたファイル引き出しに保管することをお勧めします。

I-9従業員記録ファイル

I-9ファイルには、他の従業員レコードとは別の1つのファイルに、すべての従業員について保持されている従業員レコードが格納されています。雇用主は、政府職員および従業員I-9をレビューする権限を与えられているその他の団体からの従業員の機密保持を維持するために、この従業員レコードを他の従業員レコードとは別に保管しています。

I-9を別の場所に保管することで、あなたが連邦I-9ファイルの審査を選択された場合、政府職員は、実際の職務を除いて、あなたの組織でのその職員または彼女の雇用に関するその他の記録にアクセスできなくなります。 I-9フォームこれらの調査は年々増加していますので、あなたの従業員がI-9用紙に適切に記入しているか、あなたが罰金と刑務所に入る可能性があることを確認してください。

従業員による従業員レコードへのアクセス

従業員は、通常の営業時間内に人事部の担当者に連絡して従業員の記録を閲覧することができます。いかなる従業員も、人事スタッフの存在下で閲覧しなければならない、彼または彼女の記録内の文書を変更または削除することはできません。

従業員ハンドブックに表示ポリシーを記録し、従業員のファイルを表示するという従業員の要求に関して無差別に従う必要があります。

従業員が退職後に従業員記録のコピーを求める書面による要求を送信した場合は、コピーを送信する必要があります。

ときどき、人事部がどのような種類の従業員レコードを保持しているのか疑わしい従業員に出会うことがあります。これらは、従業員ファイルのコピーを要求する可能性が最も高い従業員です。再度、差別なく、ファイルのコピーを作成してそれを送信してください。 （人事担当者が保持している文書がどれほど少ないかに、従業員が驚いたというフィードバックが寄せられる可能性があります。）

法域によっては、ファイルの複製と送信にかかる費用を従業員に請求することが合法です。