上司に必要なトップスキル

オフィス管理者は、オフィス全体または複雑なオフィスが円滑に運営されるようにする責任を負います。これには、1人または複数の管理アシスタントの管理および監督などの任務が含まれる場合があります。オフィスマネージャーは通常、専門的な教育を必要としませんが、管理と管理の両方の役割において、豊富な経験と高度なスキルを必要とします。

あなたがこの種の仕事を望むならば、あなたはあなたのスキルと経験のうちどれが応募と面接プロセスの間に強調するべきかを知ることによって雇われるあなたのチャンスを劇的に改善することができます。

スキルリストの使い方

以下の人気スキルの一覧を見てください。あなたはあなたがあなたが思ったよりも多くのものを持っているのを見つけるかもしれません。関連するスキルの名前を履歴書とカバーレターのキーワードとして使用してください。これにより、採用担当の上司は、自分が探しているものがあることを明確に確認できます。

仕事の説明をよく読んでください。そうすれば、どのスキルがあなたの将来の雇用主にとって最も重要であるかがわかります。あなたがビジネスとあなたが提供しなければならない追加の、関連する経験または知識を理解するように会社を研究してください。

面接の準備をするときには、話し合うことを期待しているスキルのそれぞれについて実演した時間の少なくとも1つの具体例を考え出してください。あなたの経験に関して、見込みのある雇用主があなたの言葉だけを取ることを期待しないでください。

重要なスキル

すべてのオフィスマネージャーのポジションがまったく同じスキルセットを必要とするわけではありません。あなたが監督しなければならないオフィスアシスタントの数、あなたが管理するオフィスを何人の人が使用するか、そしてあなたの雇用主がどのような種類のソフトウェアや他のシステムを使用するかに大きく依存します。

事実上すべての効果的なオフィス管理者が持っているかどうかにかかわらずすることができるいくつかのスキルが存在する。職種やスキルの種類別にリストされたスキルのリストを確認することもできます。

管理スキル

オフィスの管理者として、あなたはいくつかの管理業務を遂行する責任があります。これには、従業員の雇用と解雇、業績評価の実施、新入社員の訓練、および他の人の監督が含まれます。正式な要求の承認、一般的な事業運営の実施、および事務処理と人事記録の維持は、同様にあなたの管轄に該当するかもしれません。

また、会議の計画、メール処理の担当、スケジュールの設定、および会議への参加も必要です。あなたは紛争解決を実践し、仕事を委任し、そして同様に政策と意思決定者であるように頼まれるかもしれません。

分析能力

あなたの仕事の一部はあなたの仕事をよりよくする方法を見つけることです。あなたのオフィスの運営方法の非効率性と解決策を提供することができれば、あなたはあなたの雇用主をたくさんのお金を節約し、あなたの同僚をたくさんの悪化を節約することができるかもしれません。

優れた事務室長は、すべてのプロセス、プラクティス、および手順について絶えず自問します。履歴書に分析スキルのリストを含めることをお勧めします。

細部への注意

オフィスの管理者として、支出はあなたと一緒に止まります。あなたはタイムリーに正しい事務用品を注文すること、正確にそして組織的な方法で記録を維持すること、そしてオフィスの他のすべての人のニーズと問題を追跡することに対して責任があります。あなたがあなたの仕事を上手にやれば、その事務所はそれ自身を運営するようになるでしょう。いくつかの詳細が間違っていると、他の人が自分の仕事を十分に遂行できない可能性があります。

コミュニケーションスキル

オフィスアシスタントのように、あなたは訪問者が最初に目にする人の1人であることが多く、オフィスで働いている専門家の1人が偶然外出しているかどうかを見ることができるのはあなただけです。同時にあなたの他の任務を遂行しながら、あなたは効果的な受付係として行動しなければなりません。

あなたはまた、オフィスを利用するさまざまな人々の間、そしておそらくあなたのオフィスと同じ組織内の他の人々との間の主要な窓口になるかもしれません。あなたは紛争解決を実践し、仕事を委任する必要があるかもしれません。そのすべてが、書かれたものと口頭によるものの両方で、多くのコミュニケーションにつながります。それらのすべては、常に正確で、効率的で、親しみやすく、そしてプロフェッショナルでなければなりません。

コンピュータのスキル

オフィス管理者が幅広いコンピュータースキルを持っていることが重要です。詳細はあなたの雇用主によって異なりますが、通常はデータ入力、スプレッドシート、そして一般的なITタスクが関係します。

事務所の管理には多大な責任が伴います。オフィス管理者は通常、会社のあらゆる面に手を携えて組織の頂点で働いています。この中心的役割があなたにアピールするならば、これがあなたのためのキャリアであるかもしれないかどうか見るためにスキルリストを見直してください。

金融問題

あなたの責任には、簿記、請求書作成、予算作成、および経理が含まれます。給与、小額現金、およびQuickBooksのエントリの処理も求められる場合があります。四半期および半年ごとの報告も同様にあなたの職務の範囲に分類されます。少なくとも、あなたのオフィスがお金を処理する場合、あなたはそれがうまく処理されていることを確認することに対して最終的に責任があるでしょう。

リーダーシップスキル

大規模なオフィスアシスタントのグループのスーパーバイザーとして、皆さん全員のやる気と調整を維持する必要があります。あなたはチームワークを起こさなければなりません。あなたの仕事には、他の全員の仕事のための基準を設定し、それらの基準が満たされていることを確認することが含まれます。リードするということは、多くの場合、他の人々が自分のキャリアで成長するのを助け、人々が自己スタートし、互いにうまくコミュニケーションできるようにすることを意味します。

社会的スキル

対人関係のスキルは、オフィスマネージャーになるのに大きな役割を果たします。あなたは前向きな姿勢を持ち、訪問者を迎え、チームワークに取り組むことが求められます。

その他の強み

オフィスマネージャは、効果的に仕事をするのに役立つさまざまなスキルセットを持つ傾向があります。これには細部に注意を払うこと、あなたが提供するサポートについて一般的に柔軟であること、そして信頼できることが含まれます。オフィス管理者は、ネットワーク担当者、論理的思考者、マルチタスク担当者、および問題解決者である必要もあります。時間管理と組織は、この役割を果たす人々にとって第二の性質であるべきです。