プロジェクト監査からどのように利益を得ることができるか

すべてのプロジェクトは時々監査から恩恵を受けることができます。しかし心配しないでください、それはそれが聞こえるほど怖いではありません。プロジェクト監査は、公平な人があなたのプロジェクトをレビューし、成功する可能性を高めるために何ができるかについてガイダンスを提供する場所です。この記事ではすべてを説明し、プロジェクト監査の準備方法について説明します。

プロジェクト監査の正式な方法

プロジェクト監査は通常正式な作業です。非公式の同等物は通常ピアレビューと呼ばれます。これは同僚があなたのプロジェクトとそれに関連する文書を見て、あなたがもう少し時間を費やすべき場所についてあなたにフィードバックを与えるところです。

プロジェクト監査は、通常、一連の質問が定義されており、そのようなことを定期的に行う人によって行われるという点で正式です。

プロジェクト監査を実施する人

プロジェクト監査を担当している人は別のプロジェクトマネージャ（おそらくプロジェクトの実行に豊富な経験を持っている人）かもしれませんが、監査を頻繁に実行しているのはProject Officeの人かもしれません。

自分のラインマネージャやプロジェクトのスポンサーにならないように、自分自身を公平に考えることができる人になるでしょう。プロジェクトの規模によっては、チームで構成することもできます。

プロジェクト監査の準備方法

最初に整理しなければならないことは、監査人がレビューするためのプロジェクト文書のコピーを用意することです。あなたがプロジェクトコーディネーターを持っているならば、書類のパック（できれば電子的）をまとめるように彼らに依頼してください。すべての情報に簡単にアクセスできるようにする必要がありますが、アクセスしたとしても、この手順にはまだ時間がかかることがあります。最低でも、プロジェクト計画、リスクログ、発行ログ、予算、およびスケジュールが監査人に利用可能であることを確認してください。

誰が関与する必要があるのか

これは監査人が見たいことの種類によって異なります。あなたは、プロジェクトマネージャとして、彼らといくらかの時間を費やす必要があります。あなたのチームメンバーも監査人とチャットするために呼ばれることを期待してください。

監査関連の作業に時間がかかるほど、プロジェクト作業にかかる時間が短くなるため、監査期間中にいくつかの作業を再スケジュールして作業を遅くする必要がある可能性があります。

プロジェクト監査にかかる時間

プロジェクト監査の期間は決まっていません。大規模なプロジェクトでは、時間がかかります。小規模なプロジェクトでは、監査人は数時間以内に完了することができます。あなたのプロジェクトが監査されることになったことを知ったらすぐに、あなたの監査チームが彼らの仕事を引き受けると予想する期間を尋ねてください。

監査が求めるもの

品質目標を達成できなかったなどの特定の懸念のために監査が呼び出された場合は、その領域を詳細に調査することを期待してください。定期監査では、プロジェクト管理のさまざまな分野と、プロジェクトが取り組んでいる成果物について広く検討します。それはあなたのプロジェクトの時間、コストと品質、そして利害関係者の関与をカバーするでしょう。

監査の目的は、プロジェクトがその目的を達成するかどうかを確認することです。監査人が現在の実績に基づいてプロジェクトがそれらの目的を達成できないと感じた場合、監査人は行動のための勧告を提出します。

推奨事項は見つかった内容によって異なります

監査報告書に記載されている推奨事項は、監査結果によって異なります。あなたがそれらを容易に採用することを可能にするべきである方法でそれらが前向きで言い回されることを期待してください。それらは実用的なはずです。

極端な例として、監査人はあなたのプロジェクトを閉じることを推奨するかもしれませんが、これ以降のプロジェクト作業が組織に何らかの価値をもたらす可能性がないと感じた場合にのみ起こります。

プロジェクト監査を良い経験として考えてください。プロジェクトが問題を抱えていることを示す兆候を早期に警告し、経験豊富なプロジェクト専門家と仕事をする機会となるはずです。それらの推奨事項を実装することはあなた、あなたのチーム、そしてあなたのプロジェクトをより成功させるでしょう、そしてそれは良いことにしかなり得ません。