プロジェクトの利害関係者を困らせる方法

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プロジェクトマネージャとしてのあなたの仕事の一部は、ステークホルダー、つまりあなたのプロジェクトチーム、そして主要な顧客やサプライヤが彼らが必要とするものをプロジェクトから確実に得ることです。あなたの利害関係者はあなたの主要なチャンピオンであるべきです。彼らはあなたを支援し、あなたがプロジェクトの目標を達成するのを助け、そして誰もが同じ方向に引っ張っていることを確実にするべきです。

しかし、それらを煩わせるのは簡単です。そしてそれが起こるとき、彼らはもはやあなたのプロジェクトとは何の関係もないことを望まない人々に変身することができます。成功するには彼らの助けとサポートが必要なので、これはプロジェクトマネージャにとって大きなリスクです。彼らの意見がなければ、あなたはあなたのプロジェクトを届けることができないかもしれません。プロジェクトの利害関係者を困らせる方法と、代わりに何をすべきかを次に示します。

通信できない

コミュニケーションはあなたがプロジェクトマネージャとしてしていることの約80％であるべきです。自分のチーム、サプライヤ、または顧客に何が起こっているのかを伝えなければ、彼らはすぐにいらいらするでしょう。さらに悪いことに、彼らは、何が起こっているのかについての説明でギャップを埋める傾向があります。これはおそらく正確ではなく、プロジェクトの評判を損なう可能性があります。

代わりに、明確なプロジェクトレポートをまとめてください。それらを個々にそしてグループで会い、方法のあらゆるステップでそれらに知らせ続けなさい。プロジェクトコミュニケーション計画をまとめ、関係者の分析を実行して、誰が何をいつ聞く必要があるのかを把握できるようにします。

彼らの意見を聞けなかった

コミュニケーションは1つのことですが、それはステータスの更新とプロジェクトの追跡についての傾向があります。あなたは彼らをプロジェクトに参加させるためにそれ以上のことをする必要があります。彼らが特定の分野の主題のエキスパートであるとき、これは人々をいらいらさせることがありえます、そしてあなたは彼らがコメントするために非常に資格がある何かに対する彼らの意見を求めません。プロジェクトマネージャは、自分ですべてのことを行い、自分ですべての決定を下す必要があると信じることの罠に陥る可能性がありますが、そうではありません。

代わりに、プロジェクトの問題が発生したときの対処方法について意見を聞いてください。彼らの見解を考慮に入れなさい。あなたは彼らが提案することをする必要はありませんが、聴いていれば関係を築くのに役立ちます。あなたはプロジェクト会議を通してこれをすることができて、彼らが提案と共にあなたに来るとき、聞くことができるようになることができます。それがあなたのチームであるならば、彼らの意見を交換する十分な機会があることを確認してください。

あなたの資格を信じることはあなたに超大国を与える

PMP®になっても、あなたが世界最高のプロジェクトマネージャになるわけではありません（ただし、それは少し役立つこともあります）。 PRINCE2®プラクティショナー証明書、またはAPMPまたはその他のプロジェクト管理指定を保持していても、あなたを侮辱することはできません。

あなたの資格について常に話し、本がどのように物事を進めているかを話すことは、あなたの利害関係者を悩ませる確実な方法です。彼らは試験であなたが得点したことや、どのように彼らのプロジェクトに方法論を適用しているのかを知りたくありません。実際、彼らが望むのは、プロジェクトがうまくいっていることだけです。ほとんどの場合、彼らはあなたがどうやってそこに着くかについてあまり気にしません。

たとえば、あなたには資格があり、リスク管理の方法を知っているからといって、プロジェクトのリスクに巻き込まれることはないと思い込まないでください。それは私たちのために起こります。ですから、謙虚で献身的であることは、あなたのスキルを実用的な方法で有効に活用しながら、彼らがあなたを同業他社よりも優位に立てるとは考えていないほうがよいでしょう。

代わりにあなたの資格はあなたの能力を最大限に発揮するためにあなたの仕事をする自信を静かにあなたに与えるべきですが、あなたはプロジェクトマネージャとして働く多くの人々が証明書を持っていることがわかります。実際、専門業界で働く人々の多くは証明書を持っており、多くの企業にとって、建築、経理、プロジェクト管理のいずれであろうと、あなたの専門分野における資格は単なる衛生上の要因です。

あなたの利害関係者が感銘を受けることを期待したり、常に彼らについて話したりしないでください。プロジェクトをうまく実施し、教室で学んだ知識をどのように適用するかを示すことによって、自分のスキルを実演します。

締め切りを変更する

全員がプロジェクトのマイルストーンにサインアップし、すべてが1つのチームとして調和して作業できるときに何が起こっているのかを知っているとき。期限を変更して誰にも言わないでおくと、人々がいらいらし始めます。

日付を変更すると、他の人の仕事に大きな影響を与えます。彼らはプロジェクトの彼らの重要な仕事のまわりで休暇時間を予約したかもしれません。誰かが特定の時間にプロジェクトに必要とされるので、彼らは他のチームのリソースを埋め戻しなければならなかったかもしれません。この背景をすべて理解せずに日付を変更すると、プロジェクトが危険にさらされる可能性があります。

代わりに、あなたのプロジェクトスポンサーは、合意されたマイルストーンを達成できないかどうかを理解します。物事は変わります。プロジェクトのスコープに追加された新しい項目や取り出されたものがあります。しかし、締め切りの変更だけで合意するのはあなたの仕事ではありません。プロジェクトチームと協力して、変更の影響を理解してください。それから、あなたのプロジェクトスポンサーに解決策を提案し、日付を変更することの根拠を説明します。

すべての利害関係者がその変化と、それが彼らの仕事にどのような影響を与える可能性があるかを認識していることを確認してください。次に、全員の同意を得て、プロジェクト文書を変更して更新します。チームの他のメンバーに最初に知らせることなく、単に日付を変更するだけではいけません。

彼らの時間を無駄に

ミーティングは、効率的で、よく管理され、全員の時間をうまく利用するためのものでなければなりません。しかし、必ずしもそうとは限りません。多くの場合、利害関係者は会議に時間を浪費していると不満を言います。議題がなかった、または彼らがすることを期待された決定は間違った人々が部屋にいたのでなされなかった。

あなたは彼らの時間を浪費する他の機会も持っています - それは会議だけではありません。必要のないときにメールのコピーに入れて、受信トレイを整理しないでください。その代わりに、プロジェクトの利害関係者には別の仕事があります。そのため、彼らは自分の時間を賢く使う必要があります。会議に議題があることを確認してください。それらを計画し、適切な人々を招待し、そしてあなたが後でフォローすることを確認しなさい。

関係者にのみEメールを送信してください。誰かをccする必要がある場合は、相手に気付かせることが重要である理由を理解していることを確認し、できる限り「全員に返信」することを避けてください。他の人が忙しいということ、そしてあなたのプロジェクトが常に最優先されるわけではないという事実を意識してください（それがいつでもそうであるなら）。