変更管理でコミュニケーションが重要な理由

組織に変更を求めているときは、過剰にコミュニケーションをとることはできません。成功した変更管理努力を導いた成功した経営者は全員、変更経験の間の過剰なコミュニケーションの必要性を表現し、そしてこの文を振り返って見直す。

従業員がコミュニケーションに完全に満足している組織はありません。コミュニケーションは組織で最も難しい問題の1つです。組織変更や日常業務で従業員から最も頻繁に不満を言われる分野です。理由？

効果的なコミュニケーションには、共通の意味、コミュニケーションの好きな定義を作成するために完璧に相互作用している4つの要素が必要です。

• メッセージを送信する個人は、メッセージを明確かつ詳細に提示し、誠実さと信憑性を保証しなければなりません。
• メッセージを受信した人は、聞き取り、明確にするために質問をし、メッセージの送信者を信頼する必要があります。
• 選択された配信方法は、送信者と受信者の両方の状況とニーズに合ったものでなければなりません。
• メッセージの内容は、レシーバーのすでに保持されている信念と共鳴し、ある程度接している必要があります。従業員が聞きたい情報が含まれている必要があります。それは従業員の最も大事にし、質問を気にかけて答えなければなりません。

これらすべてがコミュニケーションしている中で、組織がこれまでにうまくいっていることは驚きです。幸いなことに、変更管理の専門家は、組織の変更時に適切にコミュニケーションをとる方法について幅広い提案を提供してきました。

効果的な変更管理のためのコミュニケーションに関する推奨事項

変更管理プロセス内で以下のすべてが確実に行われるように、書面によるコミュニケーション計画を作成します。

• スピーキング、ライティング、ビデオ、トレーニング、フォーカスグループ、掲示板、イントラネットなど、さまざまな方法で、頻繁に、そして変化についてのコミュニケーションを定期的に行います。
• 情報が利用可能になったらすぐに、変更について知られていることすべてを伝えます。あなたの偏見はインスタントコミュニケーションに向けられていることを明確にしてください。そのため、詳細のいくつかは後日変更されるかもしれません。意思決定、目標、および進捗状況について前向きになるまですべてのコミュニケーションを保持することが他の選択肢であることを人々に伝えます。これは効果的な変更管理には悲惨です。

• 人々が質問をしたり、説明を求めたり、意見を述べたりするのにかなりの時間をかけます。リーダーがオーバーヘッドのOHPフィルムを使用して大規模なグループへの変更を提示してから逃げたシナリオに参加したことがある場合、これが変更の統合にとってどのような悪いニュースであるかがわかります。人々は変化に関わっていると感じなければなりません。関与はコミットメントを生み出します - 変更プロセスの間、それほど重要なものは他にありません。
• 変更管理の取り組みのビジョン、ミッション、および目的を明確に伝えます。これらの変化が個人的にどのように影響するかを人々が理解するのを助けます。このプロセスに手を貸さなければ、人々は彼ら自身の物語を作り上げます。通常は真実よりも否定的です。

• 真のコミュニケーションは会話であることを認識してください。それは双方向であり、そして真の議論は結果として生じなければなりません。単なるプレゼンテーションにはなり得ません。
• 変革のリーダーやスポンサーは、変革を期待される人々と一対一または少人数のグループで会話をする時間を費やす必要があります。
• 人々が状況、目的、必要性を理解できるように、変化の理由を伝えます。実務家はこれを「記憶に残る概念的枠組みの構築」および「変化を支えるための理論的枠組みの作成」と呼んでいます。

• あなたが答えを知っている場合にのみ質問への答えを提供してください。指導者は、誤った情報を提供したり、答えを提供したりする際につまずいたり後退したりしているように見えると、信頼性を損ないます。あなたが知らない、そしてあなたが見つけることを試みるであろうと言うことははるかに良いです。
• 指導者たちは耳を傾ける必要があります。防衛、言い訳、および答えが早すぎることは避けてください。思慮深く行動する。
• 職場で他の人と交流するために、可能な限り毎日、指導者を用意し、スポンサーを交代させる。
• インタラクティブなワークショップやフォーラムを開催し、全従業員がより多くのことを学びながら同時に変化を探求できるようにします。対話型コミュニケーションの一形態として、また変更や変更管理に関する新しい行動やアイデアを安全に探求する機会として、トレーニングを使用します。組織のすべてのレベルが同じセッションに参加する必要があります。

• コミュニケーションは積極的であるべきです。噂工場が既に行動を起こしている場合、組織はコミュニケーションするのにあまりにも長い間待っていました。
• 変更および変更管理についてのアイデアを共有するために、人々が正式にも非公式にも互いにネットワークでつなぐ機会を提供します。
• 変更管理と変更の取り組みの進捗状況をグラフ化するために、適切な測定値を公に確認します。
• 変更と変更管理における積極的なアプローチと成果に対する報酬と表彰を公表する。それぞれの小さな勝利を公に祝いましょう。