従業員医療記録にはどのような情報が格納されていますか？

従業員医療ファイルは、健康、医療給付、従業員の健康関連の休暇、給付の選択と従業員への補償に関連するすべての情報のリポジトリです。雇用主は各従業員の医療ファイルを別々に保管しています。これらのファイルの内容が、人事ファイルなどの他の従業員ファイルと混同されることはありません。

医療ファイルには機密性の高い機密情報が含まれているため、安全で鍵のかかるアクセスできない場所に保管する必要があります。従業員の医療ファイルを保管するファイルキャビネットも施錠し、人事スタッフは唯一の鍵を持つべきです。従業員の医療ファイルへのアクセスは、人事部のスタッフのみに制限されています。

1996年の健康保険の携帯性と説明責任に関する法律（HIPAA）では、雇用主に従業員の医療記録を機密として保護することを求めています。医療記録は、他の業務記録とは別に分けて保管する必要があります。従業員の医療記録を従業員の一般人事ファイルに保存しないでください。

情報の機密性のため、レコードは、上司や管理者などの従業員がアクセスする可能性があるファイルから分離する必要があります。 （実際には、これは一般的な人事ファイルにも推奨されます。人事担当者のみにアクセスを許可します。）

従業員医療ファイルの内容

これらは、従業員の医療ファイルに安全に保管されるべき種類のアイテムです。疑わしい場合は、あなたの従業員の医学的に関連した情報を保護する側で誤解してください。

• 健康保険の申請書とフォーム
• 生命保険の申請書とフォーム
• 指定受益者情報
• 視覚保険などの医療情報を必要とする可能性があるその他の従業員給付の申請
• 有給または無給の医学的休暇の申請
• 家族医療休暇法（FMLA）レポートおよび関連アプリケーションと事務処理
• 医師署名のFMLA書類
• 継続的なケアを提供するためにFMLAを申請する家族または子供の病気に関する文書

• FMLA休暇を取る資格がない従業員のための医学的に関連した休暇の文書
• 医師の診察、メモ、連絡文書、および推奨事項
• 欠勤または遅刻に対する医学的な言い訳
• 推奨する医師からの文書による医療業務の制限
• OSHAが要求する文書を含む事故報告書
• 怪我や病気に関する労災補償報告
• 従業員に関する個人的な医療情報を含むその他の形式または文書

これらのファイルを秘密にしておくと、あなたの従業員はあなたを信頼し、あなたは法律の精神と重要性を支持します。

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