レファレンスレターの書き方

ほとんどの人がキャリア中のある時点で参照を提供するよう求められるので、参照レターの書き方を知ることは重要です。それが従業員、友人、またはあなたが働いていた誰かのためであるかどうか、それは効果的な推薦状を書く準備をすることが重要です。

レファレンスレターの書き方や、候補者に尋ねる資料、誰かにレターを書くためにノーと言うとき（そしてノーと言う方法）についてのヒントを以下に読んでください。

レファレンスレターまたはレターレター

推薦状としても知られる参照状は、誰かの職業経験、技能、専門知識、個人的な資質、および/または学業成績について話す手紙です。それは元雇用主、同僚、クライアント、教師、またはその人について前向きに話すことができる他の誰かによって書かれています。

レファレンスレターが必要なとき

次のような場合には、通常は3つ程度の参照文字が必要です。 あなたは仕事、インターンシップ、ボランティアの地位、大学、そして大学院プログラムに申し込みます。レファレンスレターは、あなたの仕事、キャラクター、そして達成に精通している誰かによって書かれたあなたのスキルと属性の肯定的な裏書です。

参照レターは、読者がなぜあなたを選ぶべきなのか、そしてあなたが応募する機会に対してあなたに適している理由を説明しています。個人での就職や施設での受け入れを検討している組織からの手紙、または求職者や応募者からの手紙の提示があります。

レファレンスレターに含まれるもの

レターレターはあなたのスキルと属性を裏付けるものです。それは、なぜ読者があなたを選ぶべきなのか、そしてあなたがあなたが申し込みをする機会のためにあなたに適格である理由を説明します。

Aプロのレファレンスレター 通常は、上司、同僚、クライアント、教師、または教授によって書かれていて、仕事の種類の設定におけるあなたの業績に精通しています。それは通常あなたの地位と責任の説明、会社でのあなたの時間の長さ、そしてあなたの能力、資格、そして組織への貢献を含みます。

文字または個人紹介状 あなたが探しているポジションのためにあなたを良い候補にするであろう特徴を証明することができる家族の友人、メンターまたは隣人によって書かれることができます。それは作家があなたをどのように知っているかを説明し、それらが仕事の場で適用されるであろうようにあなたの個人的な属性について議論します。

レファレンスレターを書く前にすべきこと

「はい」と言う前に考えてください。手紙を書くことに同意する前に、あなたがこの人に肯定的な照会状を書くことができると感じていることを確認してください。あなたがその人のことをよく知らない、またはその人のスキルや能力について高いレベルで話すことができるとは思わない場合は、推薦の要求を拒否するのが賢明です。

その人のために否定的な参考文献を書くよりも、推薦状を書くことに対してノーと言うほうが良いです。

あなたが要求を却下するとき、単に「私があなたに推薦状を書くのが最高の人であるとは思わない」と言って曖昧になる可能性があります。可能であれば、他の人に尋ねるかもしれません。

要請情報。 たとえあなたが長い間彼らを知っていたとしても、その人に履歴書または履歴書のコピーを求めることは良い考えです。彼らは新しい認定や実績を持っているかもしれません、そしてあなたはできるだけ多くの最新の情報を提供したいです。これはまた、レターを作成するときに使用するガイドラインを提供するのにも役立ちます。

参照レターが特定の雇用機会に関するものである場合は、求人のコピーも依頼してください。同様に、参照レターが特定の学校またはプログラムのものである場合は、その学校に関する情報を求めてください。あなたが持っている情報が多いほど、それは手紙を書くことがより簡単になるでしょう。

詳細をすべて入手してください。候補者についての情報を尋ねるとともに、レターの提出方法について必要なすべての情報を入手してください。あなたが誰に手紙を送るべきか、期限はいつ、そしてどのようなフォーマットであるべきかを尋ねます。また、学校や雇用主があなたに手紙に含めることを望んでいる詳細があるかどうか尋ねます。

参照レターに含めるもの

候補者があなたの推薦状を書くためのフォームをあなたに与えていない限り、あなたは正式な手紙として参照を書くべきです。レターレターはあなたと雇用主の連絡先（名前、住所、電話番号、Eメール）の両方で始まり、その後に日付が続きます。これが実際の手紙ではなく電子メールである場合は、手紙の最後に署名後に連絡先情報を含めてください。

連絡先とご挨拶：あなたが個人または雇用委員会に手紙を書いているならば、手紙の上とあなたの挨拶に彼らの連絡先情報を含めてください。あなたが一般的な手紙を書いているならば、あなたは「懸念があるかもしれない」に書くか、単に最初のパラグラフであなたの手紙を始めることができました。

あいさつ文 あなたの手紙を「親愛なる氏、姓」で始めてください。雇用主の姓がわからない場合は、単に「Dear Hiring Manager」と書いてください。候補者が学術プログラムに申請している場合は、 "Dear Admissions Committee"と書くことができます。

前書き： あなたが手紙を書いている人とあなたの関係を説明してください。あなたはその人を知っている期間を含めることができます。それからあなたが手紙を書いている理由を説明しなさい。その人が応募している会社、仕事、学校、または機会の名前を必ず含めてください。たとえば、「私は過去5年間、XYZ CompanyのJames Smithの上司を務めています。ABCCompanyのヘッドアカウンタントの地位に彼を推薦できてうれしいです。

体の概要：手紙の本文には、候補者の個人的な特徴（創造性、忍耐力、自信など）、特定のスキル（優れたコミュニケーションスキル、組織のスキルなど）に関する具体的な情報を含めます。できるだけ具体的にしてください。

第一段落： レターの最初の段落では、推薦している人へのつながりについて説明します。また、その推薦方法や、就職や大学院を推薦するためにレターを作成する資格がある理由などについても説明します。あなたが推薦している人とあなたが持っている関係（個人的または専門的）を述べてください。

第2段落（および第3、第4）

参照文字の中央の段落には、あなたが書いている人についての情報が含まれています。必要に応じて、詳細を説明するために複数の段落を使用してください。具体的になり、この人が適格な候補者である理由の例を共有してください。可能であれば、その役職に必要なスキルを使用して、その人物を正常に観察した特定の事例を関連付けます。

特定の仕事、学校、または機会に関連する資質やスキルを説明するようにしてください。たとえば、その人が管理職としての仕事に応募している場合は、その人のリーダーシップとコミュニケーションスキルに焦点を当てます。

手紙を閉じる

最後の段落で、より多くの情報を提供し、あなたの連絡先情報（電話と電子メール）を含めるように申し出てください。そうすれば、あなたは口頭での推薦を与えることができるようになります。また、この人を「心をこめて」または「予約なしで」推奨することを繰り返します。

署名： 手書きの文字を入力し、その後に入力した名前を入力します。これがEメールの場合は、入力した名前と、それに続く連絡先情報を含めるだけです。

推奨レターの長さ、フォーマット、およびフォント

あなたが手紙を書き始める前に： 候補者に、彼の履歴書、成績証明書、履歴書、またはその人物を正確に説明するのに役立つその他の資料を送るよう依頼してください。また、彼が応募しているポジションの説明、および会社に関する情報を尋ねることもできます。あなたが持っている情報が多いほど、それは強い推薦を書くことがより簡単になるでしょう。

長さ： 推薦状は1〜2段落以上でなければなりません。この短い手紙は、あなたがその人をよく知らないか、またはそれらを完全に支持していないことを示唆しています。ただし、文字を簡潔にし、いくつかの重要な点に焦点を当てる必要があるため、複数のページを書かないでください。あなたがその人をどのように知っているのか、そしてなぜそれらを推薦しているのかを説明する3〜4段落は適切な長さです。

フォーマット： 推薦状は、各段落の間にスペースを入れてシングルスペースで入力する必要があります。ページの上、下、左、および右に約1インチの余白を使用し、テキストを左に揃えます（ほとんどの文書では揃え）。

フォント： Times New Roman、Arial、Calibriなどの従来のフォントを使用します。フォントサイズは10〜12ポイントにする必要があるので読みやすいです。フォントサイズを調整することはあなたの手紙を単一のページに保つための良い方法です。

編集する送信する前に、必ず手紙をよく読んでください。他の人に手紙を編集させることはできますが、彼のプライバシーを保護するために候補者の名前を隠すことができます。

レターサンプル

この参照文字の例をモデルとして使用できます。テンプレートをダウンロードするか（Google DocsおよびWord Onlineと互換性がある）、または下記のテキスト版を読んでください。

辞書のテンプレートをダウンロードする

レファレンスレターサンプル（テキスト版）

メリッサブラッドリー

123ビジネス街。

ビジネスシティ、ニューヨーク54321

555-555-5555

[email protected]

2018年9月1日

ジム・リー

人事

セイバーマーケティング&PR

321ビジネスアベニュー

ビジネスシティ、ニューヨーク12345

Leeさん、

私はSabre Marketing&PRのデジタルマーケティングマネージャーのポジションにSarah Jonesを推薦することに興奮しています。 A&B Mediaのマーケティングディレクターとして、私は彼女がここでマーケティング担当者として働いていたとき、サラのスーパーバイザーとして働いていたことを嬉しく思いました。責任感があり、時間厳守で非常に明るく、サラはA&B Mediaの最高の才能のうちの1人でした、そして、私は彼女の資格とスキルセットを絶対に支持します。

私は彼女がテーブルに持ってきた知識と最新の分野のトップにとどまることへの彼女の献身に継続的に感銘を受けました。 Sarahは、鋭い分析スキルと強い直感を組み合わせています。期限を守り、私たちの期待を超えるために私は彼女に頼ることができることを常に知っていました。私たちとの2年間で、ソーシャルメディアのエンゲージメントを20％増やすことから、Webサイトの直帰率を10％下げること、デジタルキャンペーンのROIを15％上げることまで、さまざまな実績を達成しました。

Sarahの専門的な見識はA&B Mediaにとって非常に貴重なものでしたが、彼女はまた素晴らしいチームプレーヤーでした。楽観的で魅力的で仲良くしやすいSarahは、オフィスで働くことを本当に喜んでいて、私たちの部署内だけでなく会社全体で多くの前向きな関係を築いてきました。

そうは言っても、私は私の推薦に非常に自信があり、SarahがSabre Marketing&PRに最適であると信じています。 Sarahでの私の経験についてさらに話したい場合は、melissa @ abmedia.comに電子メールを送るか、555-555-5555に電話してください。

敬具

メリッサブラッドリー

マーケティングディレクター、A&B Media

あなたの手紙をフォーマットする

あなたが雇用主または学校に手紙を郵送する場合は、必ず適切なビジネスレターのフォーマットに従ってください。これには、連絡先情報、日付、および手紙を受け取る人（通常は雇用管理者）の連絡先情報が手紙の先頭に表示されます。手書きの署名を実際の手紙の末尾にも含めます。

ただし、このレターを電子メールで送信する場合は、連絡先や日付をレターの先頭に記載する必要はありません。代わりに、あなたの電子メールの署名の後にあなたの連絡先情報を記載してください。また、候補者の名前、彼らが申請している職種（該当する場合）、およびあなたの手紙の目的を記載した、明確で簡潔な件名を必ず記入してください。たとえば、件名は「名字姓の推奨事項 - 人事アシスタントの仕事」と読むことができます。

レターテンプレートを使用する

何を書くべきかわからない場合は、レターレターのテンプレートを使用し、あなたの情報を含めるようにパーソナライズしてください。テンプレートは、レターのフォーマット方法やレターに含める内容を確認するのに便利な方法です。

自分のレターに何を含めるかについてのアイデアのサンプルレファレンスレターをさらに表示することもできます。ただし、手紙を書いている特定の人に適用されるように、手紙を変更することを忘れないでください。