プロジェクト管理における利害関係者管理計画

プロジェクト管理では、利害関係者管理計画は、利害関係者がプロジェクトにどのように関与するかを概説した正式な文書です。利害関係者は、プロジェクトに既得権を持つ人またはグループです。いつ、どのようにステークホルダーが関与するのかを考えることによって、プロジェクトチームは、ステークホルダーのプロジェクトへのプラスの影響を最大化することができます。

ステークホルダーとは

ステークホルダーは組織の内外にいる可能性があります。内部の利害関係者の例には、経理および情報技術などの役員および事業単位が含まれます。事業部門は通常、プロジェクトチームの代表者を擁しています。外部の利害関係者は、利益団体、企業、および市民団体です。外部の利害関係者がプロジェクトチームに参加することは稀です。規制当局を持つ機関にとって、規制する業界は通常、あらゆるプロジェクトにとって最も重要な外部の利害関係者グループです。

プロジェクトチームによって利害関係者が特定された場合、その利害関係者は利害関係者管理計画で考慮されるべきです。

プロジェクトチームがすべての利害関係者グループを代表するメンバーで構成されるのは現実的ではありません。多くの場合、それは不可能です。ただし、プロジェクトチームがプロジェクトを成功させるには、利害関係者からの入力と参加が必要です。たとえば、政府機関は、最も広く使用されている独自のソフトウェアプログラムを全面的に改良し、近代化したいと考えています。組織内のほぼ全員が何らかの形でプログラムを使用しています。あらゆる種類のユーザーをプロジェクトチームに直接代表させることはできないため、チームは関係者からの意見を集める方法を考案し、関係者にプロジェクトの状況を知らせる方法を決定します。

これらの入力およびコミュニケーション戦略を集める方法は、利害関係者管理計画に文書化されています。

利害関係者対コミュニケーション計画

プロジェクトの利害関係者管理計画とコミュニケーション計画の間には、かなりの量の過剰な流出がある可能性があります。それらの機能は非常に似ています。利害関係者管理計画は、アウトプットの概要と同様にプロジェクトへのインプットを促進するという点でより広い。利害関係者管理計画は、既得権益を持つ人々のみを対象としているという点で狭くなっていますが、コミュニケーション計画にはより幅広い対象者を含めることができます。

進化

利害関係者管理計画は通常、プロジェクトマネージャによって管理されます。プロジェクトが進行するにつれて、プロジェクトマネージャはステークホルダー管理計画を見直し、定期的にそれをプロジェクトチームに持ち帰って更新を検討します。プロジェクトは計画段階とはタイムラインの途中で大きく異なる可能性があるため、状況に応じてプロジェクトのガイダンス文書を確実に変更することが重要です。

例

これは、ステークホルダー管理計画がプロジェクトの過程でどのように変わる可能性があるかの例です。州の機関が規則制定プロジェクトに着手する。それが始まると、プロジェクトのスポンサーとプロジェクトマネージャは、ステークホルダー管理計画に入れるためのステークホルダーのリストを思い付きます。プロジェクトチームの最初のタスクの1つは、計画を完成させることです。数ヵ月後、プロジェクトチームのメンバーは、プロジェクトの開始時に誰も考えていなかった利害関係者を特定します。プロジェクトマネージャは、新しい利害関係者を計画に追加し、プロジェクトチーム会議に電話して、新しい利害関係者を参加させる方法について話し合います。

チームが何をすべきかを決定したら、プロジェクトマネージャはプロジェクトスポンサーに通知します。

ステークホルダー管理計画は生きた文書です。プロジェクトが変化すると、それに伴って利害関係者管理計画も変化し、プロジェクトのニーズによりよく対応できるようになります。機敏な利害関係者管理計画により、プロジェクトチームは利害関係者からのインプットとフィードバックを適切に収集し、それらの利害関係者に情報を提供することができます。