効果的な会議の議題を作成する方法

会議の議題は、参加者が会議で達成したい項目のリストです。議題は、会議に先立って、最低24時間前に配布されるべきです。そうすれば、参加者は会議の準備をする機会が得られます。できれば、議題は会議の数日前に公開されるべきです。

会議の議題を作成する

まず、会議の計画を立てるために他の従業員が必要かどうかを確認します。それから、会議を開くことによってあなたが達成したいことを決め、あなたの会議のために実行可能な目標を設定します。あなたが設定した目標は、効果的な会議計画のための枠組みを確立します。あなたがあなたの会議の時間枠内に合理的に達成可能である以上に計画していないことを確かめなさい。

Stephen Coveyが「非常に効果的な人々の7つの習慣」で述べたように、「心の端から始めてください」。会議の目的によって、会議の焦点、会議の議題、および会議の参加者が決まります。

次に、各議題項目に必要な時間を検討します。会議が1時間続く予定で、5つの議題項目がある場合、それはあなたが取り組んでいる時間枠の一般的な考えを与えます。すべての議題項目が正確に12分でなければならないわけではありませんが、明らかに5つを組み合わせてそれ以上の時間を平均することはできません。

決定事項

全体的な目標を決定したら、あなた自身またはあなたのチームは特定の決定を下す必要があります。会議の目的や目的に加えて、議題にも次のものを含めます。

• 会議の日時、場所
• 会議に必要な参加者
• 議論のための項目
• グループが各項目について話し合う必要があると予想する時間
• 会議のための事前作業これには、読み取り、文書化、データ、前回の会議からの会議議事録、または実際の会議を成功させるためのその他の準備が含まれます。招待された参加者に配布する場合は、関連文書を会議の通知と議題に添付する必要があります。

参加者を特定する

目標を達成するために会議が必要であると判断したら、参加者のリストを作成する必要があります。すべての従業員がすべての会議に参加できる、または参加すべきではありませんが、適切な参加者を招待することで成功の可能性が高まります。質問をして参加者を決めます。

• 誰がグループが開発したソリューションを所有しなければなりませんか？
• 誰がグループが話し合っているプロセスを所有していますか？
• 誰があなたが配布している情報を知る必要がありますか？
• 誰が意思決定の指針となるデータと事実を提供できますか？
• 誰がグループと共有するための経験や専門知識を持っていますか？
• 誰がソリューションやタスクの実装をサポートしなければなりませんか？
• 会議の結果を達成するために誰が許可またはリソースを提供する必要がありますか。
• 誰がどんな解決策や指示の実施に反対するかもしれませんか？

定例会議

すべての会議にカスタム開発のアジェンダが必要なわけではありません。ほとんどの従業員は、部署またはワークグループのために定期的に会議をスケジュールしています。参加するチームやプロジェクトもあります。

進行中のプロジェクトでは、すべての会議に新しく開発されたアジェンダは必要ありませんが、会議に標準的なアプローチを採用することでチームは十分に対応されます。

定期的にスケジュールされた従業員会議は3つのセグメントに分けられ、それぞれに標準の議題項目があります。

1. 情報アイテム： すべての会議についての情報である議題項目を書き出してください。たとえば、マネージャは上級管理者会議の結果についてグループを更新します。
2. アクション項目： 定期的に開催される会議ごとに、グループが検討したいと思う項目を議題に配置します。たとえば、期間内の予算に対するパフォーマンス、コスト削減の識別、グループが達成を予定している継続的な改善などです。
3. フォワードプランニング： グループが事前に計画または準備したい事項を議題に載せます。たとえば、来月の短期的な目標、または今後の課題に対する同僚の支援の必要性などです。

会議の議題を作成するときにこれらのガイドラインに従うと、会議がより生産的になる可能性が高まります。

何を含める

定期的にスケジュールされた会議の議題はいくつかの基本的な項目を含むことによってあなたが求める結果を生み出すのを助けることができます：

• ウォームアップと挨拶グループが集まる頻度に応じて、簡単なアイスブレーカーを検討してください。
• 会議の目的、議題、期待される成果と成果を確認します。
• 前回の会議の議事録を確認、修正（必要に応じて）、および承認します。
• チームが必要とする適切な部門および会社の情報を提供してください。
• 行動項目、行動計画、および約束に関する進捗状況を確認します。目標に関するグループの進捗状況を確認します。
• この会議の議題項目について話し合い、決定する。
• 次のステップを確認してください。

• 次回の会議の目的、結果、および議題を特定します。
• 会議の終わりに、メモを取る人は、会議中に人々が行った約束を確認する必要があります。
• グループに含まれていない人々から必要な援助を見つけ、連絡をとるよう参加者を割り当てます。
• 会議以外の参加者が何を知っている必要があるかを決定し、コミュニケーションをどのように達成するかを決定します。
• 会議の24時間以内に、またはメモを取った人が電子的に議事録を取った場合はすぐに議事録を配布する