従業員の辞任を受け付けるサンプルの手紙

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雇用から解雇まで、従業員の管理には多くの側面があります。見過ごされがちなのは、会社を辞める従業員に対処しなければならないことです。健康問題のため、学校に戻る、別の雇用機会に進む、出張する、家族を育てるなど、さまざまな理由で従業員が退職します。

退職する従業員とコミュニケーションをとるための確立された方針を用意しておくと、従業員の退職に積極的で敬意を持って対応するのに役立ちます。

会社の規模によっては、辞任状を処理するためのシステムまたはプロセスを作成することを検討します。辞任のための設定された方針を持つことは専門的に見え、あなたと従業員の両方を安心させるでしょう。

多くの企業にとって、一般的な退職情報のパンフレットや従業員向けのパケットを作成することは、移行のステップを説明する簡単な方法です。

従業員が正式に辞任すると、移行を円滑に進めるために必要な次のステップについて話し合うよう求められます。職業上の分離サービスを提供し、通知要件、最終給与の分配、退職時の従業員給付の状況などのことを従業員に説明し、その従業員の最終雇用日を確定することはあなたの責任です。

良い辞任方針の最初のステップの1つは、あなたが従業員の辞任要求を受け入れることを認めることです。

通常、従業員から正式な辞任状が送られます。あなたは辞任を受け入れる正式な書簡でそれから答えるべきです。

以下は、従業員の辞任を受け付ける正式な正式な書簡を書く際のヒントです。

ビジネスレターフォーマットを使用してください。これはプロの手紙なので、あなたの手紙にはビジネスレターのフォーマットを使うべきです。手紙の左上隅に、連絡先情報、日付、および従業員の連絡先情報を含めます。あなたの手書きの署名とあなたの名前の下にタイプされた手紙を締めくくってください。
辞任を受け入れます。あなたの手紙はあなたが彼または彼女の辞任の手紙を受け取って受け入れたことを従業員に知らせるべきであり、それは彼または彼女の公式の会社での仕事の最終日を明確に述べるべきです。

理解を表明する。あなたの返答は、あなたがその従業員を失うことを後悔していることを示すべきですが、あなたは彼または彼女がしなければならない難しい決断を尊重し、理解し、そして感謝します。従業員に何らかの支援を提供することもできます。たとえば、あなたは彼または彼女のために参照レターを提供することを申し出るかもしれません。ただし、このオファーはオプションです。
記録を取ってください。従業員に1通の手紙を送り、さらに1通を従業員のファイルに保管します。あなたはあなた自身でその手紙を保管するか、あるいはあなたがそれを持っているならばあなたの人事部にそれを送るかもしれません。それはあなたが従業員が会社を辞めたときの明確な記録を維持することを可能にします。