こんにちはで私を持っていた：適切な電話エチケット

真実は、それはロケット科学ではないが、職場環境での適切な電話のエチケットは挨拶を発話する能力よりも少し多くを含みます。それは顧客、顧客、あるいはあなたの雇用主との最初の接触点であるかもしれないので、それは良い第一印象、あるいは悪い印象を与えるあなたの機会です。職場で電話を使用するときに従うべきいくつかのヒントがあります。

最初に飲み込む

言い換えれば、電話をかけるときや電話に出るときは、口が空いている必要があります。あなたははっきりと話せるようになりたいと思っています、そしてあなたが噛んだり飲み込んだりすることは不可能です。

名前とランクしてください

職場で電話がかかってきたら、自分自身と、該当する場合は会社と部署を特定する必要があります。発信者が会社の本線からあなたに転送されている場合は、自分の名前と部署のみを記載できます。最初に電話に応答した人が、おそらく会社名を付けました。あなたが発信者であるとき、あなたが到達しようとしている人を尋ねる前に同じ方法であなた自身を識別してください。

マナーは重要

相手の側にいなくても常に礼儀正しくしてください。あなたが受付係または社長と話しているかどうかはどうしても言って忘れないでくださいそしてありがとう。誰もが尊敬に値するという事実は別として、あなたの電話に答える人はそれが適切に対処されることを確認することができます。

フォーカス

あなたが電話をかけている間は、私たち全員がマルチタスク（または他のことをしようとする試み）をしたくないのですが。あなたは話している人に細心の注意を払うべきです。あなたのEメール、ソーシャルメディア、ゲームは待つことができます。

今すぐホールド

まず第一に、あなたが電話をしている間、あなたは他のすべての会話を避けるべきです。現実は時々邪魔をする。あなたはあなたのオフィスやキュービクルに入ってくる誰かに話をしたり、別の電話を受ける必要があるかもしれません。恐れ入りますが、相手の会話をほんの数秒に制限しましょう。無期限に保留にしたままにしないでください。あなたが他の問題をすぐに世話することができないけれども、あなたが話をしていた人を保留にするのではなく、すぐにそれに対処しなければならないなら、あなたが彼女に都合の良い時に電話をかけることができるか尋ねなさい。

呼び出し元がシステム内で迷子になってはいけません

相手の側にいる人を助けることができず、彼を可能な人に引き継がなければならなくなることがあります。あなたがそうするとき、彼があなたが誰に通話を転送しているのか、そしてその理由を知っていることを確認してください。電話が通らない場合、またはあなたが電話をかけてきた相手がいない場合、または助けになれない場合はどうすればよいかを彼に知らせます。

メッセージを短くてきれいにする

誰かにボイスメールメッセージを残すときは、特にあなたの名前と電話番号を述べるときはゆっくりとはっきりと話してください。あまりにも多くの人が、最後に名前と番号をすばやく混乱させるためだけに非常に長くてゴツゴツとしたメッセージを残してしまうと、受信者が電話をかけることができなくなります。

一回だけで十分です

あなたがメッセージを残して、あなたがそれを残した人がすぐにあなたに戻ってこない場合、それは彼女が現時点ではできないからかもしれません。何度も電話する必要はありません。それが差し迫っている問題であるならば、あなたは再び翌日電話するか、あなたが同じくボイスメールを残したことを述べる電子メールでフォローアップすることを試みることができます。

最初に聞く

電話に戻る前に、受信したボイスメールを全部聞いてください。あなたはそれを呼び戻すことさえ必要ではないことを知っているかもしれません（すごい、なんと時間節約か）またはあなたが最初に何かの世話をする必要があるということ。たとえば、電話をかけたときに電話をかけてきたときに、発信者には準備ができているという情報が必要な場合があります。