誰が求職者へのオファーレターに署名すべきですか？

人事アシスタントが作成したオファーレターを確認して署名するには、どのレベルの人事部の従業員または管理者が署名する必要がありますか。人事アシスタントが新入社員である場合、このレビュープロセスは何ヶ月続くべきか、読者に尋ねましたか。 HRアシスタントが経験豊富な従業員の場合はどうですか。

署名時には、オファーレターを作成するのは人事アシスタントか、オファーレターをレビューする上級レベルの従業員または管理者である必要があります（レビューが行われると予想される場合）。

求職者へのオファーレターをレビューして署名する必要がある人に対する人事担当の回答

これら2つの質問への回答は、法律上の問題は含まれていないため、厳密には意見です。かつては、小さな製造会社の暫定的な人事ディレクターとして、元人事担当者の辞任と新任の取締役の引き継ぎの間に、人事アシスタントは間違った給与のオファーを含むオファーレターを送りました。

このエラーは、最終確認を待っている書類の山から手紙が引き出されたときにすぐに認識できました。候補者に提供された給料はその仕事には低すぎた。

インスタントラーニングポイントについて話しましょう。

一部の組織では、人事部長、部長、またはVP（人事アシスタントではありません）が求職者への求人レターに署名します。これは民間部門ではよくありません。申し出をするのは人事担当者ではありません。人事担当者は、採用候補者について最終決定を下し、求人レターに署名する必要がある採用担当マネージャに相談しています。

オファーレターは、新入社員に対するマネージャーの責任です。オファーをすることによって、彼または彼女は新入社員の成功への彼または彼女のコミットメントを確認します。新入社員を歓迎することは、全体の採用、選考、採用プロセスの一部です。これらはすべてオンボーディングプロセスの構成要素です。

この求人は、新入社員を組織に迎え入れ、新入社員に希望を感じさせるためのものです。見込み従業員の新任の上司から来た場合は、より強力なメッセージが送信されます。それはより多くの重量を負い、そして求人レターが新人の上司から来たときにはもっと価値があります。それは長期債の始まりです。

求人の確認と署名における推奨される慣行の例外

公共部門、Fortune 500企業、および組合代表職場では、このやり方は異なるかもしれません。組織が大きく、従業員が多くの場所にロジスティックに散らばっている場合、これは求人を作成するプロセスに時間と混乱を追加します。

大規模な組織では、複数の場所で一貫性を保つという追加の課題があるため、雇用慣行の体系化の大部分は人事にあります。求職者の選抜を合法的に防御できるようにするには、採用および採用の慣行はすべての場所で一貫性を保つ必要があります。

労働組合に代表される職場、特に公共部門では、管理者は誰が仕事を得るかについて最終的な意見を述べることができないかもしれない。それは年功や教育などの要素によって契約上決定されるかもしれません。このような場合、事務処理は人事スタッフから行われるのも理にかなっています。彼らは労働条件と慣行が契約を守っていることを確認する責任があります。

これらの例のいずれにおいても、人事部は、彼らが適切、合法的、そして雇用主保護のものであることを保証するために、オファーレターのフォーマットとプロセスを見直すように弁護士に依頼するべきです。ただし、オファーレターが標準形式と異なる場合を除き、通常、個々のレターを確認するように弁護士に依頼する必要はありません。

人事マネージャーまたはディレクターはすべての求人レターを確認する必要がありますか？

会社を合法的または財政的に義務付けているマネージャーまたは人事リーダーからの文書は、人事マネージャーまたは取締役またはそれ以上の者によって審査されなければなりません。その理由はここにあります。

• 人事スタッフから送られてくるオファーレターやその他の多くの文書は、会社に対して法的義務を負います。確かに、$ 10,000のエラーが見つかった場合は、オファーを取り消して、それが経験の浅い従業員によって行われたタイプミスであることを説明できます。しかし、変更された給与のオファーを延長する必要がある状況に会社を開放するのはなぜでしょうか。不幸な新入社員がやはり仕事を引き受けるかもしれませんし、あるいは間違いのために、萎んで負傷している完璧に適した候補者を失うかもしれません。さらに、それは潜在的な法的措置のためにあなたの会社を開くことができます。

• 同じ例を使用して、不適切な求人を尊重することも同様に魅力的ではありません。会社がオファーを拡大する前に、人事担当の誰かが市場を調査し、同様の仕事をしている他の従業員が何をしているのかを検討し、適切な求人を締めくくりました。したがって、他の従業員が給与格差について学ぶと、その影響はさらに広がります。
• 人事部のオフィスで、オファーを送信するための準備をしなければならない人事アシスタントの経験のレベルに関係なく、会社に財政的に義務を負わせる可能性があるもの、組織は、マネージャーまたはディレクターというタイトルの従業員からより多くの警戒と監督を期待します。

• コミュニケーションの失敗は、交渉されなかったり、候補者に約束されたりした不適切な雇用条件をもたらす可能性があります。たとえば、人事アシスタントは、仕事に4万ドルを支払うことを知っているかもしれませんが、交渉の過程で、候補者はより多くのプラス署名ボーナスを提供され、毎日の忙しい中、マネージャは人事アシスタントに話すことができませんでした。求職者が誤ったオファーを受け取った場合、彼または彼女はあなたの会社の完全性を再評価しています。候補者が状況をどのように処理するかについて心配しているので、あなたは受け入れに対する障壁を作成します。
• あなたがあなたの会社にリクルートしようとしている人々に行く文書は完璧でなければなりません。彼らはあなたの会社の文化について潜在的な従業員にメッセージを伝えます。タイプミスでさえ候補者に休止を与えることができます。文書のコピーも何年もあなたの会社のファイルに入っています。したがって、ほとんどの場合、文書をレビューする2番目の目は賢いやり方です。

会社に財政的または潜在的に、合法的に義務付けられている文書の検討および監視は、人事アシスタントの知識、経験、または勤勉さに対する批判ではありません。これらすべての理由から、これは賢いビジネス慣行です。

求人についての注意：HRは、彼らが適切で合法であることを確認し、雇用主に法的保護を提供するために、オファーレターのフォーマットとプロセスを検討するように弁護士に依頼する必要があります。ただし、オファーレターが標準形式と異なる場合を除き、通常、個々のオファーレターを確認するように弁護士に依頼する必要はありません。

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