ビジネスのための執筆 - 管理とリーダーシップ

ビジネスライティングの目的は、他の人に情報を伝えたり、他の人に情報を要求したりすることです。ビジネスのために効果的に書くためには、あなたは完全で、簡潔で、そして正確でなければなりません。あなたのテキストは、読者があなたが彼らに何を言っているのか、あるいは尋ねているのかを容易に理解できるように書かれるべきです。

ビジネスのための執筆の多くは、ずさんで、書きにくく、無秩序で、専門用語が散りばめられており、そして不完全です。長すぎるか短すぎることがよくあります。これらすべての属性は、非効率的なビジネス文書作成に貢献します。

あなたが販売提案、あなたの上司への電子メール、またはソフトウェアパッケージのための取扱説明書を書いているかどうか、あなたが効果的であるために従う必要がある特定のステップがあります。以下の5つのステップに従ってください。

1. 資料を整理する
2. あなたの聴衆を考えなさい
3. あなたの考えを書き留めてください
4. あなたの資料を校正する
5. 素材を編集する

組織が重要

あなたがあなたの資料を整理しないならば、それはうまく流れず、そしてそれは意味をなさない。書くことは簡単でも複雑でもかまいません。スタッフミーティングを発表するEメー​​ルを書くとき、これはあなたの考えを集めるのと同じくらい簡単です。一方、画期的な医薬品試験の結果を書いているのであれば、完成した資料の前に複雑な概要を作成する必要があるでしょう。どのようなタスクであっても、適切なレベルの組織化（あなたの考えを組織化することさえも）がなければ、必要なものすべてを含めたり、最も重要なトピックを目立たせるのに失敗したりすることはできません。

省略または誤った焦点はあなたのビジネスの執筆をよりはっきりさせないでしょう。

あなたの観客を知って

書き始める前に、対象読者について考えてください。たとえば、会社の新しい401（k）プログラムに関するプレゼンテーションは、CFOおよび従業員に与えられたときと同じアウトラインを持つことがありますが、含める詳細のレベルは異なります。あなたもトーンを考慮する必要があります。あなたのチームへの素早い電子メールは、彼らに年次会社の厳選を思い出させて、あなたの会社の年次報告書に関してあなたの見逃しと同じ調子を持っていないでしょう。

また、話していることよりも聞きたいことに焦点を合わせると、聴衆とのコミュニケーションがより効果的になります。

良い執筆についての一言

優れた作家は、さまざまな文章スタイルを持っています。すべてを書き出してから戻って編集することを好む人もいます。他の人たちは彼らが進んでいくにつれて編集することを好みます。時には彼らの好みのスタイルは彼らが書いているものによって異なります。

書くとき（または編集するとき）、長さに注意してください。意味を明確にするために十分な数の単語を使用する必要がありますが、それを見栄えよくするためだけに不要な単語を使用しないでください。ビジネスライティングは、冗長で華やかではなく、明確かつ簡潔にする必要があります。覚えておいて、ビジネスの誰もが必要以上に読む時間がありません。

一方、あなたの作品を短くしすぎないでください。あなたの意味がはっきりしていて誤解されないようにあなたは十分に書かなければなりません。倉庫内の機器が「使用済みだが良好」とラベル付けされているかどうかを想像してみてください。それが機器が多く使用されたことを意味するのか、あるいは機器がもはや新しいものではなくまだ機能しているのかを意味するのかどうかは不明である。いくつかの追加の言葉が意味を明確にしていただろう。また、用語や略語は、読者ごとに意味が異なるため、使用しないでください。

あなたの文章スタイルに関係なく、すべての作家はすべての文章の素材を校正し編集する必要があります。

校正と編集

あなたの文章スタイルに関係なく、すべての作家はすべての文章の素材を校正し編集する必要があります。書き終わったら、自分の作品を校正します。それからそれを編集する必要があるかもしれません。校正は、頭の中のすべての単語が紙の上に正しく書かれていることを確認するために書いたものを読み直すことです。私たちの頭脳は私たちの指より速く働くので、あなたは言葉を省略するか、終わりを省くか、または間違った同義語を使うかもしれません（例えば、「彼らの」の代わりに「そこに」）。校正はこれらのエラーを捉えます。明らかに、1行のEメールを校正するのは簡単であなたがタイプするときそれを単にちらっと見るだけで十分かもしれません。

しかし、あなたが取扱説明書を書いているならば、あなたの校正はより複雑になりそしてより長い時間がかかるでしょう。

資料を校正したら、編集します。校正と編集を同時に行うことができる場合もありますが、順番に行うとより効果的です。

あなたが編集する理由は、素材の音を良くする（そして読む）ためにあなたが書いたものを修正または変更することです。ビジネスのために書くとき、これは間違いを直し、テキストをできる限り明確かつ簡潔にすることを意味します。

あなたは小説を書いていません

あなたがビジネスのために書いているとき、あなたは次の「素晴らしいアメリカの小説」を書いていません。あなたの文章は必要に応じて記述的であるべきですが、あなたはたくさんの大きな単語とスピーチの数字を使って鮮やかな単語の絵を描く必要はありません。あなたが「ガラスの家」を意味するならば、「ガラスの家」を書かないでください。