書類を整理する方法

あなたがあなたの重要な文書について考えるように思われる唯一の時はあなたがそれらを必要とする時です。そして、重要な文書を保存するための整理された一元管理されたシステムがない、または最後にそれらを必要としていたときに、必要なときにそれらを見つけることができません。自分の本拠地の書類を元の場所に戻すのではなく

入門

あなたの大切な論文のすべてがあなたの家中に広がっているので、あなたはそれらを探すのに多くの時間とエネルギーを浪費します。あなたはそれらのいくつかを完全に失う危険もあります。しかし、いくつかの簡単な手順で、今週末に重要な紙の文書を1時間で整理できます。

あなたは、小さな2引き出しのファイリングキャビネットまたは携帯用の吊りファイルボックス、マルチカラーの吊りファイル（6色）、マニラのサードカットのトップタブフォルダー、および耐火金庫（オプション）が必要です。あるいは、大きなバインダーとタブインサートを購入することもできます。あなたが商品を手に入れたら、ここにあなたの書類を整理するために従うだろう6つのステップがあります。

文書を集める

重要な文書をすべて整理する前に、それらを見つけなければなりません。時には言うよりも簡単です。

ホームオフィスを引き出しでチェックし、書類を机やテーブルに積み重ねます。台所のカウンタートップだけでなく、台所の引き出しやバスケットも雑然としています。あなたの寝室のドレッサーとナイトテーブルを見てください（あなたは朝の急いでそこにそれらを残してそれらを忘れている可能性があります）。大事なことを言い忘れましたが、財布やブリーフケースをチェックして、誤って持ち運んでいる重要な書類を探しましょう。

分類する

最も重要な文書は、以下の6つのカテゴリーのいずれかに分類されます。以下のように集めた文書をすべて並べ替えます。

1. 家と財産の記録 - 住宅ローン、不動産証書、住宅改修プロジェクトと領収書、家電製品のマニュアルと保証、固定資産税情報、住宅保険の方針、およびマニュアル
2. 自動記録 - タイトル、メンテナンス記録、保険契約と情報、ローン情報と支払い記録
3. 健康記録 - 保険契約、健康保険給付マニュアル、医療給付の説明、医師の請求書、処方箋一覧、柔軟な支出情報、医療収入、医療指令、生命保険契約

1. 財務記録 - 銀行取引明細書、納税申告書、税控除記録、投資記録、ローン記録、クレジットカード明細書
2. エレクトロニクスレコード - 携帯電話の契約書とマニュアルコンピュータ、ラップトップ、およびiPadの売上受領と保証。ケーブルとインターネットのプランと請求書。無線ルーターの領収書とマニュアル
3. 個人記録 - 出生証明書、婚姻証明書、離婚証明書、親権書類、社会保障情報、予防接種記録、パスポート、軍事サービス記録、洗礼および確認記録、遺言、葬儀計画、および埋葬地情報。ペットを飼っている場合は、このカテゴリに獣医やワクチン情報などの重要な書類も含めることができます。

あなたの重要な文書を探す

あなたの大切な書類の大部分は、通常のファイリングキャビネットまたは持ち運び可能なファイルボックスに保管することができます。幾つかある。ただし、実際にはセーフティボックスなどの耐火金庫またはオフサイト保管オプションに保管する必要があります。

重要文書は、置き換えるのが非常に困難であるか非常に時間がかかる文書です。侵入や強盗が発生した場合に危険にさらされる可能性がある機密の個人情報が含まれている可能性があります。万が一、あなたの家が火事や洪水で破壊された場合は、これらの重要な文書をそのまま残しておいてください。

社会保障情報、出生証明書、代理人の連絡先情報、遺言状、財産証書、自動車のタイトル、パスポート、元の署名が必要なすべての契約書など、ほとんどの人にとって重要な文書です。

あなたがあなたの耐火金庫またはオフサイト保管オプションに置くすべての重要な文書のマスターリストを作りなさい。

あなたの財布を複製する

私たちのほとんどは毎日、重要な情報を財布に入れています。あなたの財布の中にあるものすべてを知っていますか？財布を紛失したり盗まれたりしたらどうしますか。

運転免許証、ドナーカード、健康保険証、ジムの食料品店のロイヤルティカード、倉庫クラブのような会員証、そしてすべてのクレジットカードとデビットカードをコピーします（表と裏をコピー）。これらのコピーを他の重要な紙の文書と一緒に保管してください。

ステップ5：簡単なファイリングシステムを作成する

ファイリングシステムが単純であればあるほど、一貫した基準でそれを使用する可能性が高くなります。重要な文書の各カテゴリを選び、それにぶら下がっているファイルの色を割り当てます。

• 家と財産の記録
• 自動記録
• 健康記録
• 財務記録
• エレクトロニクスレコード
• 個人記録

各カテゴリにあるドキュメントの数に応じて、適切な数のハングファイルをファイリングシステムに追加します。

マニラフォルダを使用して、各カテゴリ内の個々のドキュメントごとにフォルダを作成します。適切な色付きのぶら下がっているファイルセクションにフォルダを配置します。

大きな3リングバインダーとタブインサートを購入した場合は、タブに上記のレコード名のラベルを付け、すべての書類に紙の穴を開けて整理します。用紙にパンチ穴を開けないようにする場合は、用紙穴を開けて文書をそのフォルダーに入れます。

今、事務処理だけがあなたのものではない場合、これはあなたのための自由な瞬間かもしれません。これらの文書をすべてスキャンし、それらをハードドライブに保存してから、すべて削除することができます。ただし、一部の書類は保存したままにしておくことが多いので、独自の判断を使用してください。あなたの最良の判断を使ってください。

継続的なメンテナンス

あなたの大切な論文が整理されたので、それらを整理してください。毎月あなたがあなたの請求書を支払うとき、あなたのファイリングシステムの適切なセクションに新しい文書を提出してください。同時に、今月中にシステムから削除した書類で、まだファイリングシステムから外れている可能性があるものを探します。それらを再提出してください。少なくとも年に2回は、ファイリングシステム内の文書を調べて、パージできるものがあるかどうかを確認します。従うべき良いスケジュールは、年の初めと各学年の終わりにあります。

ちょっとした努力で、重要な紙の文書を整理することで長期的な利益を得ることができます。

Elizabeth McGroryによって編集されました。