従業員給与ファイルの目的と内容

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従業員給与ファイルの目的

給与ファイルを使用すると、経理担当者は従業員の機密情報にアクセスすることなく従業員に給料を支払うことができます。経理担当者は、従業員への支払いに意味がある場合は、給与計算記録を保管することができます。給与計算と会計が外部委託されている場合は、これが従業員の給与記録にはさらに推奨される方法です。

給与ファイルは、機密の従業員情報へのアクセスを制限します。従業員給与ファイルを使用すると、経理および財務スタッフは、従業員に支払うために必要な情報を便利な場所に保管できます。場所は安全で他の従業員の手の届かないところにあるべきです。

あなたは経理スタッフに給与ファイルの情報が機密であり、許可なしに共有されるべきではなく、人事スタッフからサインオフされるべきでないという事実を印象づける必要があります。また、経理スタッフは、従業員の昇給、昇進、賞与に関するその他の情報、および従業員に関して機密となるその他の情報を共有するべきではありません。

人事部は、従業員の給与ファイルへの経理のアクセスを監視する必要はありません。人事ファイルや医療ファイルなどの関連する従業員ファイルに推奨されているように、給与計算ファイルへのアクセスを制限する必要があります。仕事をするために情報を必要とする人だけが内容を見るべきです。

従業員給与ファイルの内容

これは、従業員給与ファイルに含まれるものの推奨リストです。

採用担当マネージャ、人事部、および従業員によって署名されたオファーレター
従業員契約が存在する場合に、人事管理部門および採用管理者によって署名された給与承認
W-4フォーム
給与控除を伴う従業員給付に関する事務処理および承認
直接入金承認フォーム
給与計算書
毎週のタイムシート
タイムクロックレコード（使用されている場合）
出席記録
出張に関する書類や領収書、その他の承認された支出を含む経費払い戻し請求

授業料の払い戻し用紙および支払いの領収書
前払いで請求フォーム
会社のローン書類と支払いスケジュール
付け注文と記録
個人情報の公開の承認
各従業員の昇給に関する事務処理
ボーナス、利益分配、または表彰賞に関連する書類
W-2フォーム
会社が許可するその他の給与計算アクションに対する承認

としても知られている従業員ファイル、従業員レコード、人事ファイル、資料

注：Susan Heathfieldは、このWebサイトで正確で常識的な、倫理的な人事管理、雇用主、および職場でのアドバイスを提供するようにあらゆる努力を払っていますが、彼女は弁護士ではありません。サイト上のコンテンツは法的助言として解釈されるべきではありません。このサイトには世界中の視聴者がいて、雇用に関する法律や規制は州によって、国によって異なります。したがって、記事が職場にとってそれらすべてについて決定的なものになることはできません。疑問がある場合は、常に弁護士に相談してください。サイト上の情報は、ガイダンスとしてのみ提供されています。