プロジェクト管理におけるエグゼクティブリーダーシップサポートの獲得

プロジェクトマネージャは難しい仕事をしています。彼らの役割の性質上、彼らは新しいイニシアチブを追求し成功するために効果的なチームを形成する責任を負います。プロジェクトは、一時的で独自のイニシアチブや日常業務のルーチンを含む、企業で行われるすべての作業を網羅しているため、すべてのプロジェクトは新しい冒険です。

現実には、プロジェクトが私たちの革新的な方法であることを付け加えてください。戦略をどのように実行し、組織のインフラストラクチャと機能をどのように構築するかによって、シニアリーダーが自社のプロジェクトマネージャをサポートするために全力を尽くさなければならないことは明らかです。

プロジェクトの成功を促進する最も重要な要素の1つは、効果的で熱心なエグゼクティブスポンサーの存在です。このポジションは業界研究におけるプロジェクトの成功と長い間関連してきましたが、スポンサーシップに関する実際のプラクティスを説明している文献のレビューは、私たちの組織におけるスポンサーの役割の存在とプラクティスを制度化するための道のりが長いことを示唆しています。ちょっとした文脈が適切です。まず、スポンサーの主な責任を見てみましょう。

プロジェクトのエグゼクティブスポンサーの主な責任

• プロジェクトの結果に対する責任を引き受けます。 （この点は、多くの場合、プロジェクトマネージャとの共同責任として説明されています。）
• プロジェクトをチャーターし、プロジェクトマネージャとコアチームメンバーに権限を与えます。
• リソースと可視性についてプロジェクトチームをサポートします。
• 説明責任と透明性を含む効果的なチームの価値観の存在と支持を確実にする。
• 途方もない困難に直面してチームを支えなさい。
• プロジェクトマネージャを指導します。
• 組織の干渉からプロジェクトチームを守ります。

エグゼクティブスポンサーが見えないときに何が起こるか

支援的なエグゼクティブスポンサーがいない場合、上記の責任はすべて、すでに過負荷のプロジェクトマネージャに任されています。プロジェクトマネージャには、通常、これらのタスクを実行するための帯域幅と政治的根拠がありません。効果的なスポンサーの欠如は、失敗、時間に対する最適以下のパフォーマンス、コストと品質の目標、そしてチームの混乱など、プロジェクトの問題のリスクを増大させます。

簡単に言えば、効果的なエグゼクティブスポンサーの存在は、私たちの最も重要な一時的かつ独自のイニシアチブを成功に導くための複雑な作業に対する前向きな差別化要因です。その役割の明らかな重要性を考えると、ほとんどの組織がエグゼクティブスポンサーと仕事を真剣に取り組むと仮定するのが合理的かもしれません。残念ながら、実社会で過ごした少しの時間がそうでないことを示唆しています。

私たちの組織がエグゼクティブスポンサーの役割をどのように扱うかを垣間見る

プロジェクト管理の大学院管理インストラクターとして、私は大都市圏の私の学生の雇用主のプロジェクト管理の実践について定期的に学ぶことができます。フォーチュン100社の企業から小規模な起業家向けのスタートアップ、非営利団体まで、代表する組織は私たちの経済の一部です。

プロジェクト管理の慣行が十分に確立されているこの時代には、ほとんどの企業がエグゼクティブスポンサーの役割を中心にした成熟した慣行を示すことを期待するのは合理的ですが、実際には状況はまったく逆です。私のMBAの学生を対象とした年次非公式サーベイから、彼らの企業におけるエグゼクティブスポンサーの役割について、いくつかの非科学的な発見がありました。

• 平均して、50％以上の学生が自分の会社をエグゼクティブスポンサーシップに関して正式な慣習がないと述べています。
• スポンサーの役割と責任に関する正式なトレーニングや標準化された説明がある企業はほとんどありません。
• 私はまだ彼/彼女の会社が彼らのエグゼクティブスポンサーのためにトレーニングを提供するという1人の学生の報告をしていません。
• プロジェクトの成功に対するスポンサーの説明責任については、一貫した合意はほとんどありません。
• 学生が彼らのスポンサーのパフォーマンスとサポートに対する彼らの満足について彼らの会社のプロジェクトマネージャにインタビューするとき、調査されたそれらの大多数はフラストレーションを表明しました。

業界団体や民間コンサルティング会社からのより形式化された調査のレビューは私の学生からのインプットの一般的な妥当性を補強します。そして、エグゼクティブスポンサーシップの実践の現状は改善の余地を残すかもしれませんが、プロジェクトマネージャは彼らのイニシアチブを前進させ続ける以外に選択肢がありません。ただし、プロジェクトマネージャが必要とされるエグゼクティブサポートを募集するために実行できる手順がいくつかあります。

あなたのプロジェクトのためのエグゼクティブサポートを得る方法

1. スポンサーを募集します。 顧客の直接的または間接的に顧客を支援するためのより効率的で効果的な内部活動を可能にすることによって、プロジェクトが会社に戦略的な影響を与える場合は、スポンサーを採用する必要があります。プロジェクトの重要性を強化し、助けを求めるために、上司に直接報告するか、プロジェクト管理室の長に直接連絡します。上記のようにスポンサーの役割と責任を強調し、プロジェクトの成功と効果的なスポンサーシップを相関させる業界調査を指す。

1. あなたのスポンサーを訓練しなさい。 戦術的ではなく戦略的な役割としての役割を強調してください。ほとんどの幹部は、正式な訓練や責任のための文脈さえも持たずにスポンサーの役割を担います。あなたが役員を訓練するというやや厄介な役割を担っている間、これらの人々のほとんどはあなたの文脈と指導に感謝するでしょう。説明責任、価値の強化、チームの保護の問題は、エグゼクティブスポンサーに就任する際の主な焦点となるはずです。
2. あなたのスポンサーに積極的に参加し関与させます。 最高のプロジェクトマネージャとエグゼクティブスポンサーの関係は非常にインタラクティブです。両当事者にとって、プロジェクト活動に関する最新情報を入手し、緊急事態にフラグを立てて対応するための明確なコミュニケーションプロトコルを確立することが重要です。プロジェクトマネージャは、真の関心を示すためにステータスまたはチームミーティングに随時出席し、チームの成功のために組織への積極的なチアリーダーとして役立つようにエグゼクティブスポンサーに奨励するべきです。

1. あなたのスポンサーからコーチングサポートを依頼してください。 自分よりも経験豊富な人に、建設的で前向きなフィードバックを提供し、自分のパフォーマンスについて指導することをお勧めします。改善のためにあなたがこのインプットをあなたのドライブに歓迎することをあなたのスポンサーに知らせ、それが受け取られたらそれを優雅に受け入れなさい。
2. 大きな問題に対してスポンサーを慎重に活用する。戦術的な問題についてあなたのスポンサーを見たり扱いすぎたりしないように注意してください。あなたのスポンサーの最も効果的な使い方は、安全なリソースを手助けすることです。より幅広い管理グループのプロジェクトチームのスポークスマンとしての役割を果たし、チームの重要な価値観の強化を支援します。スポンサーをチーム活動に引き込むことを検討する際に、プロジェクトマネージャが尊重しなければならないバランスの取れた行為があります。

ボトムライン

エグゼクティブスポンサーの役割は、プロジェクトイニシアチブの成功へのパズルの重要な部分の1つです。成功したプロジェクトマネージャは、この役割がいかに重要であるかを理解しており、適切なレベルと強度でエグゼクティブのサポートを得るよう努めています。スポンサーの役割が不在または曖昧である場合は、成功のためにあなた、あなたのチーム、およびあなたの会社をサポートするようにあなたのエグゼクティブスポンサーを募集し訓練するために自分自身の上に持って行きます。