いつ会社の方針が必要かを知る方法

会社の方針と手続きは、安全で、組織的で、説得力があり、権限を与え、そして差別のない職場を保証します。ポリシーは、嗜好と不公平な取扱いという万能の環境から従業員を守ります。しかし、あらゆる不測の事態に対応するためにポリシーを作成しようとすると、個々の従業員のニーズに対応するために必要な管理の自由度がなくなります。ポリシーが多すぎると、管理者がそれらを不公平かつ不公平に適用する可能性も高くなります。

健康的なバランスをとることができます。ほとんどの場合、職場に不適切な方法で行動している従業員に直接対処するのであれば、新しい会社方針を作成する必要はありません。

政策ガイドライン

これらの状況でポリシーを作成することを検討してください。

• 従業員の行動によって、最も適切な行動方法（服装規定、電子メール、インターネットポリシー、またはスマートフォンの使用）について混乱が生じている場合
• 従業員が一般的な状況（行動基準、出張、または会社の商品の購入）の処理に関するガイダンスを必要とする場合
• 会社を合法的に保護するため（嫌がらせ、差別のない雇用、または昇進の告発に対する一貫した調査）
• 政府の方針および法律（FMLA、ADA、EEOC、または最低賃金）を遵守するため
• 一貫した作業基準、規則、および規則（進歩的規律、安全規則、休憩規則、または喫煙規則）を確立する

• 従業員に一貫した公正な待遇（給付金の適格性、有給休暇、授業料援助、死別時間、または陪審義務）を提供するため

方針を策定する他の理由があるかもしれません。ただし、ある従業員の貧弱な行動によって、他の従業員に影響を与えるようなポリシーの実行が強制されないようにしてください。

政策目標を明確にする

ポリシーが必要であると判断したら、ポリシーを作成するための目標を書面で文書化します。可能であれば、なぜあなたが方針を実行しているのかを従業員に伝えてください。会社の立場を明確にするのに十分な詳細をポリシーに含めますが、あらゆる潜在的な状況をカバーしようとしないでください。

ポリシーはできるだけ短く簡潔にしてください。ただし、会社の家族医療休暇法への取り組み、差別や苦情の捜査、または進歩的な規律体系など、法的分野に関するポリシーの中には、長くて包括的なものが必要な場合があります。

情報を集める

サンプルポリシーをチェックしてください。会社の状況、言語、および文化にぴったりの例を見つけるのは困難な場合がありますが、最初からポリシーを作成するのではなく、サンプルのポリシーを基本として使用できます。

ポリシーサンプルを提供するサービスに加入することもできます。人事管理協会（SHRM）もまた、会員に方針の見本を提供しています。

場合によっては、雇用法の弁護士に相談して、弁護士に何が利用可能かを確認することをお勧めします。特に新しい法律が成立したときや、労働省が新しい規則を発行したときは、法律事務所は顧客のニーズに合わせてカスタマイズできる一般的なポリシーを作成します。

ポリシーの開発、作成、および確認

簡単な言葉と概念を使って方針を書いてください。ポリシーに従って読み、実施し、生活する従業員に直接話します。

各段落の後に、基本方針と通常の例外および質問をポリシーがカバーしていることを確認するために、仮定の質問をしてください。しかし、これにこだわらないでください。どのような事態にも対応できるポリシーはありません。

ポリシーを読み、質問をして従業員がそれを理解して従うことができるかどうかを判断するためのパイロットグループを選択します。フィードバックに基づいてポリシーを書き換えます。

管理サポートと法的レビューを受ける

彼らの支持と方針の所有権を得るために方針に従わなければならないであろうマネージャと一緒に方針を見直しなさい。ポリシーの必要性を認識したときにこのプロセスを開始した可能性がありますが、ポリシーを実装する際の管理サポートは非​​常に重要です。

ポリシーに法的な影響がある、本質的に訴訟がある、または従業員に個人的な影響がある場合（セキュリティ手順など）は、ポリシーを配布する前に、担当の弁護士に確認してもらいます。法的な意味合いと適切な表現についてポリシーを見直す必要があることを弁護士に伝えてくださいが、法的に書き直すことは避けてください。

ポリシーを実行する

方針が物議を醸しているかどうか、そして理解しやすさに応じて、小グループの従業員、個別の会社、または会社の会議で、新しい方針を配布して確認します。従業員に質問する機会を与えます。

従業員にポリシーのコピーを渡し、受け取ったことを理解していることを承認するように依頼します。彼らは自分のファイルのコピーを保持するべきです。

サンプルポリシーSign0ffステートメント

これは使用するサンプルサインオフステートメントです：

私はあなたの会社の方針を受領し理解したことを認めます。ポリシーは、通知があるまで有効です。

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従業員のサイン

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社員名（印刷してください）

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日付

将来方針をどのように伝達するかを決める

あなたの従業員ハンドブックに方針を含めなさい。また、そのポリシーを新入社員オリエンテーションの一部にしたい場合もあります。一部の企業は、イントラネットまたはコンピュータネットワークの共通ドライブ上のポリシーフォルダにポリシーを配置しています。追加の方法でもポリシーを配布するかどうかを決めます。

このポリシーが置き換えられる以前のポリシーをデータ化してアーカイブします。あなたはそれらを法的な目的や参照のために必要とするかもしれません。

ポリシーの解釈と統合

あなたの政策適用と実務慣行が政策の本当の意味を決定するでしょう。時間をかけてポリシーを解釈する際には、一貫性があり公正であることを忘れないでください。あなたの習慣が書かれた方針と異なっていると思うならば、必要に応じて方針を見直しそして書き直す。

免責事項： 提供された情報は信頼できるものではありますが、正確性と合法性を保証するものではありません。このサイトは世界中の読者によって読まれており、雇用法や規制は州によって、そして国によって異なります。あなたの法的解釈と決定があなたの居住地にとって正しいことを確かめるために、法的援助、あるいは州、連邦、または国際的な政府資源からの援助を求めてください。この情報は、手引き、考え、および援助のためのものです。