5プロジェクトと通常のビジネスの違い

あなたはプロジェクトに取り組んでいますか？それともあなたがあなたのビジネスの日常業務の一部をやっているのですか？

私がチームの人々と話すとき、彼らはしばしば彼らがプロジェクトで働いているのか、ビジネスで働いているのかがよくわからないと言っています。どちらも組織に必須であり、同等に有効ですが、作業内容を理解するのに役立ち、組織内のどこに適しているのかがわかりやすくなります。

プロジェクト作業とビジネス（通常BAUと省略されることが多い）作業との間には、5つの主な違いがあります。

ビジネスの変革と識別

まず、変更の処理方法に違いがあります。

通常業務としての業務が業務を遂行します。彼らは明かりを保ち、顧客に仕え、目標を達成します。また、BAUチームは、既存のプロセスが機能しなくなったために使用できなくなったことを最初に知ることができます。それが起こるとき、BAUチームは変更の必要性を識別します。

戦略的レビューの一環として、マネージャーは、ユニットが目標を達成するためにどのような変更を加える必要があるのか​​を示唆することができます。または、チームメンバーが変更を提案することもあります。一方、部長が年次目標を達成するのを支援するために必要な変更を提供するために、上級管理者によって作成された完全なビジネスケースがあるかもしれません。

ビジネスプロセスを合理化するだけではありません。 BAUの役割を担う人々はまた、規制の枠組みの変化や組織の競争環境の一環として、変化が不可欠であることに気づくかもしれません。最前線のスタッフは戦略を実行するために働いています、そしてそれはそこに着くために異なっていたいと思うものを知っています。

一方、プロジェクトはこの変更のすべてを実行するのに役立ちます。プロジェクトは、プロジェクト管理を使用して、BAU機能におよびBAU機能を通して変更を提供します。プロジェクト管理がさらに進んでいることを明確にします。プロジェクト組織は、BAUチームが特定した変更を提供することに取り組んでいます。これは、プロジェクトが承認プロセスを経た後に発生します。承認プロセスは通常、ビジネスケースおよび上級管理職の承認です。

つまり、プロジェクトの役割を担っている人たちがビジネス慣行の改善を提案することは決してできませんが、プロジェクトの役割の一部としてではなく、従業員としての役割の下でそうすることになるでしょう。

この分割は、「事業の変革、事業の運営」としても要約されていますが、プロジェクトの終わりにも顕著です。プロジェクトが実行する変更は出力を提供することです。それは、新しいソフトウェアの一部、建物、新しいサービス、または何か他のものかもしれません。 BAUチームはそれを実行し、それを活用して利益をもたらす責任があります。言い換えれば、プロジェクトは利益を得るための機能を提供し、BAU事業は利益を得るためにその機能を使用します。

リスクの管理と軽減

通常業務としての業務が効果的であるためには、BAUチームが業務に対するあらゆるリスクを軽減しようとしていることに気付くでしょう。組織の安定性と反復可能なプロセスを改善するために不確定要素を廃止することは良いことです。

プロジェクトは、その独自性と不確実性という性質上、リスクの要素を必要とします。変更を導入し、以前にはなかった何かを実現するために、プロジェクトを実行するだけで、同社は未知の世界に少し飛躍を遂げています。

したがって、プロジェクトチームはBAUチームとは異なる方法でリスクに取り組みます。プロジェクトマネージャは、最良の結果を得るために、プラスとマイナスの両方のリスクを管理しようとします。それには、起こりそうな可能性を制限しようとするリスクの軽減が含まれるかもしれませんが、それには他のリスク管理戦略も含まれます。プロジェクトのリスクを消し去ることはまずないでしょうが、BAU作業の運用上の理由から、それを実行できる可能性があります。

一つは時限であり、他は進行中です

プロジェクトには開始日、中間日、および終了日があり、1回限りのイベントです。これがプロジェクトのライフサイクルです。実際、プロジェクトの最も明確な特徴は、それが終了することです。この間、プロジェクトマネージャとチームがプロジェクトに取り組みます。最後に、チームは解散します。

BAUは止まらず、進行中です。もちろん、機能が閉じられたり、ビジネスに不要になった場合はプロセスを停止したりすることができます。ただし、これはプロジェクトとして管理されます。 BAU機能は、予見できる終了日なしに進行中の作業を作成します。

大文字にするかどうか

プロジェクトは資産化することができ、多くの場合BAUはすることができません - あなたは通常の仕事としてあなたの進行中のビジネスのための営業経費に頼ります。つまり、プロジェクトとその他のタスクの会計処理は異なります。

プロジェクトの資金調達は、資産を稼働させることに関連していることが多く、コストを資産化することができます。場合によっては、あなたが世界のどこにいるか、そしてあなたの地域の会計規則によっては、プロジェクトのコストを限界以下にすることさえ可能です。

BAUの費用は通常、支出（営業支出）と見なされ、会社の損益計算書に記録されます。

一般的に、プロジェクト資金とビジネス資金は非常に専門的な分野なので、組織内で何を活用するべきかどうかについて判断する前に、常に財務専門家からアドバイスを受けるのが最善です。会計規則は国によって、そして個々の企業が特定のプロセスややり方を持っている組織によってさえ異なります。

疑問がある場合は、必ずチェックしてください。

交差機能チームと機能チーム

最後に、プロジェクトチームの構成には大きな違いがあります。プロジェクトは、特定の成果物を提供するために集まった専門家の集学的チームを巻き込む傾向があります。プロジェクトチームをやる気にさせる方法を知ることは重要です。誰もが最初に特定の目標を知っているとは限らないからです。人々が自分たちが取り組んでいることについて明確に理解していない場合、彼らは彼らの最善の仕事をしない傾向があります。

プロジェクトチームは、特定の役割を担う人で構成されています。これらは役職ではなく、明確な責任を持つプロジェクト内のポジションです。プロジェクトチームの主な役割は次のとおりです。

• プロジェクト・スポンサー
• プロジェクトマネージャ
• シニアサプライヤ（作業を担当する組織。ITのような内部チーム、または外部の請負業者またはベンダです）
• 顧客（これは、異なる部門マネージャなどの内部顧客、またはクライアントサービス組織では、プロジェクトを提供している顧客など）
• 主題の専門家（プロジェクトの期間中、またはプロジェクトの成功に貢献するために彼らの専門知識を使用するチームの一部のためにチームに参加した人々）

プロジェクトチームの役割についての詳細を調べてください。

一方、BAUの仕事は機能チームによって管理されています。彼らはそれ自体が専門家ですが、部門としてまとめられています。通常、プロジェクトチーム以外の部門との機能間の重複は少なくなります。

BAUチームが取り組むべきことは明らかで、目的は明確です。彼らは、部署が会社で果たす役割の目標とビジョンを定義します。例としては、より大規模なカスタマーサービス部門の一員として、カスタマーからの製品に関するコールやEメールを処理するカスタマーサービスチームが挙げられます。

重なりがあることがあるのでそれは複雑です。たとえば、そのコールセンターのチームリーダーはその分野のスペシャリストです。それらは、顧客との連絡に関連するプロジェクトの一部を提供することに関連する作業パッケージとリソースを管理するためにプロジェクトチームに任命されるかもしれません。しかし、彼らのプロジェクト作業では、彼らは顧客サービスチームのリーダーではなく、主題のエキスパートの役割を果たしています。プロジェクトチームの一員として、彼らはプロジェクト予算の一部を担当し、最終目標を達成するための作業の実行方法について高度な裁量権を持ちます。

彼らは彼らのBAUの役割にこれを持っていないかもしれません。

BAUとプロジェクトの衝突

プロジェクト作業とBAU作業は互いにうまく調和していることがありますが、緊張が生じることもよくあります。プロジェクトが現状を変えようとしているからです。現状はかなりうまくいっています、そして、大部分の場合、人々は変化を好まないのです。

第二に、あなたがあなたのプロジェクトチームに加わるように人々に頼んでいるとき、彼らは忠誠心の対立に苦しむことができます。彼らの最初の責任は彼らの日々の仕事に対するものか、それともプロジェクトに対するものか？明確な目標と、管理からのプロジェクトへの強いコミットメントがここで助けになることができます、そして彼らが優先順位が何であるべきであるか知っているようにコミュニケーションの線を開いておくこと。

第三に、ビジネスを継続して実行することが常に優先事項です。組織の日々の業務を継続することに焦点が絞られているため、資金の削減、重要なリソースのBAUへの引き戻し、タイムスケールの遅れを招く可能性があるプロジェクトチームにとって意味があります。

プロジェクトマネージャはこれにイライラすることができますが、それは常にそのようになるだろう、そしてそれはそうあるべきです。その間に会社が破綻してしまって、あなたが作ったものを使う人がいなくなっても、素晴らしいプロジェクトを提供する意味はありません。

これらのガイドラインを念頭に置いて、プロジェクトまたはBAU、あるいはその両方で作業しているかどうかを確認するのは簡単なはずです。