HRが従業員ファイルを保持する期間

人事の最大の特徴の1つは、大量の事務処理があることです。トンとトンとトン。確かに、最近の多くは電子的なものですが、原則は変わりません。 HRは記録管理を行います。そして、我々はそれらの記録を保存する必要があります、しかしどれくらいの期間？

ここに人事記録管理の基本的なガイドラインがあります。ただし、州法はこれらのガイドラインとは異なる場合があることを忘れないでください。州法と連邦法が矛盾する場合は、どちらか長い方の要件に基づいて記録を保存してください。長すぎるものではなく長すぎるものに何かを保管することをお勧めします。

レコードを雇う

あなたはこれらの履歴書、面接メモ、申請書、そして求人情報のすべてを保存する必要があります。さらに、求人を決定した後の1年間は、申請者追跡システムを介した検索の記録も保存する必要があります。したがって、申請者に面接した後、3か月間プロセス全体が継続して開始されたとしても、最終的な採用決定が行われてから時計が刻々と過ぎていきます。

なぜあなたはこれをしなければならないのですか？誰かがあなたの採用決定に疑問を呈した場合、あなたはあなたがいかなる方法、形、または形式でも違法に差別していなかったことを示す必要があります。米国障害者法、タイトルVII、その他多くの法律では、自分が遵守していることを証明する必要があります。これらの記録を維持することはあなたがこれをするのを助けます。

薬物検査記録

あなたが就職前の薬物検査を必要とするならば、それは雇用記録の一部です、そしてあなたは1年間その結果のコピーを保存するべきです。職場での事件によるものか、またはランダムチェックの一環としてのものかにかかわらず、追加の薬物検査を行う場合も、これらの記録を1年間維持する必要があります。ただし、運輸省の規制の対象となっている場合、薬物検査記録の最低期間は5年です。

給与/タイムカードなど

法律では、これらの記録を3年間保管することが義務付けられていますが、最近の訴訟では、より長く保管することが賢明になるでしょう。各従業員の給与額、および会社での全在職期間中の従業員数の記録を保持したいとします。理由を問わず、従業員が退職してから少なくとも5年間は記録を保管してください。

免除された従業員にとっては、もちろん、勤務時間数にかかわらず給与は同じなので、勤怠記録を更新する必要はありません。ただし、従業員が免除されていないはずのときに免除されていると誤って分類されたことがある場合は、これらの勤務時間の記録によって残業代を支払う必要があります。会社がどのように支払いを計算したかを必ず含めてください。たとえば、それが定額給与、給与プラス手数料、時間外勤務、ピースワーク、または毎時給与のいずれであるかを追跡する必要があります。

あなたは給料と税金の問題だけでなく、他の多くの決定が働いた時間数に頼ってこれをする必要があります。たとえば、FMLAの適格性は、1年間に働く時間数によって異なります。パートタイムで免除されている従業員がいる場合は、FMLAの適格性を判断するためにタイムレコーディングを要求することを検討します。また、あなたは労働者が働いていたすべての時間に労働者に給料を払ったことを証明できる必要があります。

フォームI-9

あなたが人事記録とは別に保管されている従業員I-9フォームを、あなたが従業員を雇った後3年間と、退職後1年間のどちらか遅い方の期間維持してください。

健康/年金給付情報

あなたは最低6年間あなたのすべての利益のためにあなたの計画の記録を保存する必要があります。裁判所は、例えば、ある従業員があなたに訴えた場合、彼または彼女がより高い年金に値すると言って、彼らがより多くを負っていないことを証明するのは雇用主の責任であり、これらのサマリープランの説明をすべて保管してください。

COBRAの対象となる元従業員がいて健康上の利益を拡大している場合は、安全のためにこれらの記録を6年間保存する必要があります。法律では保存期間が指定されていませんが、これは従業員退職所得保障法（ERISA）に基づいて適用される可能性があるため、この法律では6年間の保存期間が必要です。安全のために、それらの記録を捨てないでください。

FMLAレコード

従業員がFMLAを要求するとき、たとえあなたが3年間休暇を拒否したとしても、あなたはその紙の証跡を保つ必要があります。各従業員の休暇の開始日と使用時間を追跡するようにしてください。従業員が断続的なFMLAを受けている場合は、必ずすべての休暇を追跡し、使用した時間数を文書化してください。日付と時間数を文書化する必要があります。断続的な休暇は、1日に数時間、または1週間に数日使用できます。すべてを文書化し、それらの記録を保管してください。

覚えておいて、これは包括的なリストではなく、連邦法にのみ適用されます。たとえば、あなたが連邦請負業者であるか、あなたの州が異なる基準を持っている場合、あなたは追加の記録保持法の対象となるかもしれません。疑わしいときは、それを捨てないでください。

あなたは、人事管理協会（SHRM）で、記録の保存および必須の報告に関する追加のリソースにアクセスできます。

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